Introducción
Son las ocho de la mañana y un inspector de Trabajo se planta en la valla de la obra. No pregunta por el Gantt ni por el presupuesto: pregunta quién está dentro ahora mismo y si cada uno tiene su documentación en regla. Pide el registro de accesos del día y, casi a la vez, señala a un oficial que está colocando un cerco y pregunta si su formación de seguridad está vigente. En ese momento, el jefe de obra tiene dos opciones: abrir una carpeta de Excel que alguien rellenó la semana pasada y rezar para que el certificado no haya caducado el martes, o enseñar una lista viva donde cada nombre lleva pegado su estado de cumplimiento.
Esa es exactamente la diferencia entre tener un control de accesos y tener una hoja de firmas. La coordinación de actividades empresariales (CAE) no es papeleo opcional: el promotor y el contratista principal responden de que cada empresa concurrente y cada trabajador subcontratado pisen la obra con su documentación válida. Cuando ese control vive en correos y PDFs sueltos, la pregunta del inspector no tiene respuesta rápida, y la responsabilidad recae sobre quien no supo decir quién entró ni con qué papeles.
Este artículo describe cómo Tabiquo convierte esa carpeta dispersa en un portero digital: un censo de trabajadores con su estado de cumplimiento derivado de los documentos reales, un registro de presencia que sabe quién está dentro en cada instante, y un control en la entrada que marca o bloquea a quien no debería pasar antes de que pase.
El problema real: control sin censo no es control
Quién está en la obra ahora mismo
La pregunta más simple suele ser la más difícil de contestar. ¿Cuántas personas hay dentro de la obra en este momento? Si hay un accidente, ¿sabemos a quién evacuar? Si aparece un trabajador que nadie reconoce, ¿es de la subcontrata de fontanería o se ha colado?
En Tabiquo cada obra tiene un censo de trabajadores de obra (el modelo SiteWorker): nombre, oficio, NIF, código de tarjeta o credencial, foto y un vínculo con la empresa subcontratista o con un usuario de tu propio equipo. No es una lista estática: cada trabajador arrastra su estado y, gracias al registro de entradas y salidas, sabemos en todo momento si está dentro o fuera. El endpoint que alimenta la app móvil del portero (present) devuelve precisamente eso: la foto fija de quién hay en la obra en este instante, ordenado por hora de entrada. Es la respuesta que un inspector espera en treinta segundos, no en treinta minutos.
La documentación caduca, y nadie avisa
El segundo problema es más silencioso. Un certificado de formación de seguridad se emite con fecha de validez. La idoneidad sanitaria —el reconocimiento médico de aptitud— también caduca. La tarjeta de reconocimiento del trabajador caduca. Y cuando alguien copia esas fechas a mano en una hoja, esa hoja empieza a mentir en cuanto pasa un día.
Aquí está la decisión de diseño que más nos importa: en Tabiquo la validez de un documento no se almacena a mano. Cada documento de un trabajador es una "ranura" tipada (SiteWorkerDocument) que envuelve un archivo real, y la fecha de caducidad vive en ese archivo (File.expires_at) como única fuente de verdad. El estado —válido, por caducar, caducado o ausente— se calcula en vivo cada vez que se mira. No hay forma de que la lista diga "vigente" mientras el PDF dice lo contrario, porque la lista lee el PDF.
El portero digital: marcar y bloquear en la entrada
Cumplimiento calculado, no apuntado
Un trabajador es apto para entrar cuando se cumplen tres condiciones a la vez, y el sistema las comprueba en cada fichaje. Primero, que no esté bloqueado manualmente. Segundo, que cada documento obligatorio esté en un estado aceptable. Tercero —y esto es lo que muchos olvidan— que la empresa a la que pertenece tenga su situación en regla.
Los documentos obligatorios se configuran por obra. Por defecto Tabiquo exige tres: formación de seguridad, idoneidad sanitaria y tarjeta de reconocimiento. Pero cada equipo puede ajustar ese conjunto mediante un ajuste de obra (site_access.required_documents), porque una rehabilitación pequeña y una obra civil con maquinaria pesada no piden lo mismo. Si la obra exige cuatro documentos y un trabajador solo tiene tres ranuras válidas, no cumple. Punto.
El estado de cada ranura distingue cuatro situaciones. Válido: hay archivo y no caduca pronto. Por caducar: válido, pero dentro de la ventana de aviso de 7 días —todavía deja pasar, pero ya está parpadeando en ámbar—. Caducado: la fecha del archivo ya pasó. Ausente: la ranura existe porque el documento es obligatorio, pero nadie ha subido nada. Solo "válido" y "por caducar" permiten el acceso; caducado y ausente no.
El nivel de empresa: el DURC y su equivalente
Para las cuadrillas externas hay una capa más. No basta con que el oficial tenga sus papeles: la empresa subcontratista debe estar al corriente. En Italia esto se materializa en el DURC (el documento único de regularidad contributiva); en España el equivalente práctico es la situación de la empresa frente a la Seguridad Social y Hacienda dentro de la CAE. Tabiquo guarda en la ficha de la empresa (Entity) si su situación es válida y cuándo caduca, y la comprobación de cumplimiento de cada trabajador la incluye: si el DURC de la subcontrata venció el lunes, todos sus oficiales dejan de ser aptos el lunes, aunque sus certificados individuales estén perfectos. Un trabajador de tu propio equipo no arrastra ese requisito de empresa, porque la responsabilidad ya es tuya.
Marcar o bloquear, con huella
Cuando el portero ficha la entrada de un trabajador desde la app móvil, ocurre lo siguiente. Si ya consta dentro, el sistema lo rechaza (no se puede fichar dos veces sin salir). Si no cumple, la entrada se bloquea con un mensaje claro y una señal de que se requiere una autorización expresa. El portero no puede dejarlo pasar "sin querer": tiene que decidir activamente saltarse el bloqueo.
Y si lo hace, queda huella. Cada registro de presencia guarda si la persona era apta en el momento exacto de entrar (was_compliant). Cuando se admite a un trabajador no apto mediante autorización, el sistema genera automáticamente una alerta crítica de "trabajador no autorizado en obra" dirigida al equipo, con el nombre, la obra y el identificador del registro. No es un castigo: es la prueba de que la decisión se tomó conscientemente y de que alguien con responsabilidad estaba informado. El día que haya que explicar por qué entró quien entró, esa traza vale más que cualquier declaración.
Puertas, visitas y salidas
Una obra grande no tiene una sola entrada. Tabiquo permite definir varias puertas con nombre (SiteGate), de modo que cada entrada y cada salida registran por dónde se pasó. Así se distingue el acceso peatonal de la entrada de camiones, y un parte de incidencias puede situar mejor lo ocurrido.
Las visitas tienen su propio carril. Un técnico de la propiedad, un comercial, el arquitecto de la dirección facultativa: no son trabajadores del censo, pero entran. Se registran como visita con nombre, empresa, motivo y documento, y figuran en el mismo registro de presencia que los trabajadores. Para un inspector, "quién hay dentro" incluye también a los visitantes, y el registro no los esconde.
Cómo se llena el censo sin que sea un castigo
El enlace público para la subcontrata
El error clásico es que el jefe de obra acabe persiguiendo a cada encargado de cuadrilla para que le mande los PDFs por WhatsApp, y luego subiéndolos uno a uno. Tabiquo le da la vuelta: desde el panel de administración se genera un enlace público para una empresa subcontratista concreta (SiteAccessLink), con caducidad de 30 días, y se le envía al encargado.
Ese encargado abre el enlace sin necesidad de cuenta ni de instalar nada, y registra a su cuadrilla él mismo: da de alta a cada trabajador con sus datos y sube cada documento obligatorio con su fecha de caducidad. La página le muestra exactamente qué documentos exige esa obra, en el idioma del equipo que la gestiona, y le deja encadenar trabajador tras trabajador sin volver a navegar. El trabajo de meter los datos lo hace quien tiene los datos, antes de que la cuadrilla aparezca por la valla. El día que llegan, ya están en el censo y ya tienen un estado de cumplimiento calculado.
Estado siempre fresco, sin tocarlo
Cuando se sube un documento o se borra, el sistema recalcula el estado del trabajador automáticamente: lo deja en aprobado si cumple, o en pendiente si le falta algo. El jefe de obra no tiene que "aprobar" manualmente nada rutinario; solo interviene para lo excepcional, como bloquear a alguien a mano por una razón disciplinaria, en cuyo caso ese bloqueo manda por encima de los documentos. Y en la intake masiva por el enlace público, la sincronización se hace una sola vez al final para no recalcular en cada subida.
Que el aviso llegue antes que el problema
Documentos que están a punto de caducar
Bloquear a alguien en la entrada es el último recurso, no el ideal. Lo ideal es que el certificado se renueve antes de caducar. Por eso Tabiquo ejecuta a diario un proceso (alerts:worker-document-expiry) que recorre los documentos del censo leyendo la caducidad real del archivo —no una copia—, y genera una alerta para el jefe de obra cuando un documento está caducado o dentro de la ventana de 7 días. La alerta nombra al trabajador, el documento y su estado. Así, el encargado tiene una semana para renovar la formación en vez de descubrir el problema con el oficial ya plantado en la puerta a las ocho de la mañana.
El informe que se imprime y se entrega
Cuando el inspector pide algo en papel, o cuando la propiedad quiere un registro del día, desde el propio panel se descarga un informe en PDF de accesos: quién está dentro en ese momento y el censo completo con el estado de sus documentos. Es el mismo dato que ve el portero en la app, pero sellado en un documento que se entrega y se archiva.
Quién puede hacer de portero
Todo esto está protegido por permisos. Los endpoints del portero exigen el permiso site_access.manage dentro de la obra, además de la comprobación de que el usuario tenga acceso a ese proyecto. No cualquiera ficha entradas: solo quien tiene encomendado el control de accesos. Y la app distingue entre miembros del equipo y clientes, de modo que la propiedad puede consultar sin poder operar el portón.
Conclusión
Controlar el acceso a una obra no es poner un torno y una hoja de firmas. Es responder, en cualquier momento y sin titubear, a dos preguntas: quién está dentro y si tenía derecho a entrar. La CAE en España y la sicurezza del cantiere en Italia parten de esa misma exigencia, y lo que las hace inmanejables no es la ley, sino que el dato vive disperso en correos, fotos de WhatsApp y hojas que caducan en silencio.
La pieza que lo cambia todo es dejar de copiar fechas a mano. Cuando la validez de cada documento se lee del archivo real, el estado de cumplimiento nunca miente; cuando ese estado se comprueba en la entrada, el portero marca y bloquea antes del problema, no después; y cuando cada decisión deja huella, la responsabilidad está documentada. El censo se llena con un enlace que rellena la propia subcontrata, las alertas avisan una semana antes, y el inspector recibe su informe en treinta segundos. No es certificación legal automática —ningún software lo es—, pero es la diferencia entre tener control y aparentarlo.
Tabiquo reúne el censo de trabajadores, el registro de presencia, el portero con bloqueo por incumplimiento y las alertas de caducidad en un solo sitio, conectado con la app móvil que usa quien está al pie de la valla. Si gestionas obras y quieres saber de verdad quién pisa el tajo y con qué papeles, te invitamos a probarlo y a comprobar cuánto pesa, de pronto, poder contestar al inspector sin abrir una sola carpeta.