Introduzione
Quasi nessuna ristrutturazione perde soldi nel preventivo. Li perde dopo: nel "già che ci siamo" concordato a voce in cucina e mai messo per iscritto, nella voce eseguita al 100% ma contabilizzata al 60% perché nessuno si ricordava del SAL precedente, nello sconto che il cliente ricorda e lo studio no. Il preventivo originale di solito è fatto bene. Quello che si rompe è la catena che va da quel preventivo all'ultimo incasso.
Quella catena ha tre anelli con un nome preciso: il preventivo che il cliente accetta, le varianti in corso d'opera che modificano il contratto durante i lavori, e gli stati di avanzamento lavori (SAL) con cui si fattura quanto eseguito. In molti studi vivono in tre posti diversi — un Excel, una mail e un altro Excel — e si riconciliano a mano a fine mese, quando va bene.
In questa guida percorriamo l'intero flusso, anello per anello, con quello che bisogna pretendere da ciascuno perché i soldi che entrano siano quelli concordati.
Il preventivo: da voci sparse a contratto
Capitoli, voci e codici
Un preventivo di cantiere serio è organizzato in capitoli (demolizioni, opere murarie, impianti, finiture…) e, dentro ogni capitolo, in voci con unità di misura, quantità, prezzo unitario e importo. Non è un formalismo: il SAL si fa voce per voce, quindi un preventivo che arriva al cliente come un totale tondo è un preventivo che non si può contabilizzare.
In Tabiquo i capitoli sono le fasi di lavoro del team, riutilizzabili da un progetto all'altro, e ogni voce porta un codice di riferimento (01.03, 02.01…) stampato nella colonna # del PDF. È quel codice a garantire che la voce 02.01 del preventivo sia esattamente la voce 02.01 del quarto SAL, mesi dopo.
Tre modi per non partire da zero
Scrivere 80 voci a mano ogni volta è il motivo per cui tanti preventivi finiscono per essere tre righe e un totale. Ci sono tre strade per evitarlo:
- Generazione con l'IA: si descrive l'intervento in testo libero, oppure si carica il documento del cliente (una relazione, uno schizzo con appunti, una mail lunga), e Tabiquo propone la scomposizione in capitoli e voci. La parte interessante non è la scomposizione ma il prezzo: ogni voce viene valorizzata cercando prima nei preventivi accettati dello stesso team (pesati per anzianità), poi nella libreria di modelli dello studio, e solo in ultima istanza nella stima del modello linguistico, segnalata come tale perché venga controllata.
- Modelli propri: ogni voce nuova che si scrive diventa automaticamente un modello del team, con la sua lingua e la sua fase. Col tempo, la libreria dello studio è la storia dello studio.
- Importare un PDF: se il preventivo esiste già — fatto con un altro strumento o da un collaboratore — si carica il PDF e resta registrato con totale e data, senza riscriverlo.
Lo scambio con gli studi spagnoli: BC3
Se lavorate con progettisti in Spagna, il computo arriva quasi sicuramente in BC3 (il formato FIEBDC-3 usato da Presto, Arquímedes, CYPE e dagli altri software di computo spagnoli). Tabiquo lo importa come nuovo preventivo in bozza conservando capitoli, codici, descrizioni estese, unità, quantità e prezzi, riconosce la codifica del file (ANSI, 850, UTF-8) perché gli accenti non arrivino rotti, e riconcilia i costi indiretti contro il totale dichiarato nel file stesso: un computo da 121.302,28 € entra a 121.302,28 €, non con un 3% in meno. Vale anche il percorso inverso: qualunque preventivo Tabiquo si scarica in BC3 per restituirlo alla direzione lavori nel formato che usa.
Preventivo cliente e preventivo interno
Non tutti i preventivi si inviano. Tabiquo distingue il preventivo cliente dal preventivo interno: quello che il capocantiere fa con i costi che si aspetta di pagare, prima di chiedere offerte ai subappaltatori. Confrontare preventivo interno, offerte ricevute e fatture reali è il modo più rapido per sapere se il margine venduto è il margine che si sta realizzando.
L'invio e l'accettazione: dove nasce il contratto
Inviare non è spedire un PDF
Quando il preventivo passa da bozza a inviato, succedono più cose insieme: si fissa la data di emissione, si imposta una validità di 30 giorni se non ne era stata indicata un'altra, e gli utenti del cliente ricevono una notifica nell'app mobile di Tabiquo, dove aprono il PDF del preventivo direttamente sul telefono, senza download né mail con allegati. E quando il cliente lo apre, il progetto lo registra sulla sua timeline: "preventivo visualizzato dal cliente". Un dato piccolo che cambia la conversazione di follow-up, perché "l'hai ricevuto?" smette di essere una domanda.
Chi può accettare
Qui c'è una sfumatura che la maggior parte degli strumenti ignora. In una ristrutturazione il cliente è spesso una coppia, un condominio o un'azienda con più persone in app, e non tutte possono impegnare i soldi. In Tabiquo l'accettazione (e il rifiuto, che porta con sé la motivazione) è riservata al titolare dell'entità cliente; gli altri contatti vedono il preventivo ma non possono firmarlo. Chi invita il cliente al progetto decide chi ricopre quel ruolo, e la prima persona che entra in un'azienda cliente è sempre il titolare, così non esiste mai un cliente senza nessuno che possa decidere.
La firma lascia traccia
Il cliente accetta dalla stessa app, sul telefono: legge il preventivo, scrive il proprio nome e firma con il dito sullo schermo. Niente da stampare, scansionare o rispedire. Ma un'immagine di firma da sola prova poco. Per questo ogni accettazione registra un'evidenza di firma: chi ha firmato, da quale canale, quando, e un hash del contenuto esatto che è stato firmato. Se tra un anno bisogna dimostrare quale versione del preventivo è stata accettata, la risposta sta nell'evidenza, non nella memoria di qualcuno.
Accettare = bloccare + fotografare
Al momento dell'accettazione il preventivo viene bloccato e diventa la baseline del progetto: una fotografia di ogni capitolo con il suo importo, numerata come versione 1. Tutto quello che succede dopo — varianti, SAL, scostamenti — si misura contro quella fotografia. Senza baseline, "siamo fuori budget" è una sensazione; con la baseline, è una cifra per capitolo.
Le varianti: il "già che ci siamo" messo per iscritto
Due modalità di lavoro, scelte per progetto
Non tutti i cantieri richiedono la stessa rigidità. Tabiquo lo risolve con un'impostazione per progetto che decide cosa succede al preventivo una volta accettato:
- Modalità SAL (lavori fatturati a stati di avanzamento): il preventivo accettato resta rigorosamente bloccato. Qualunque modifica di perimetro passa da una variante. È la modalità che richiede una palazzina, un cantiere con direzione lavori esterna o qualunque contratto in cui il cliente confronterà ogni SAL con il preventivo firmato.
- Modalità diretta (piccole ristrutturazioni, fatturazione diretta): il preventivo accettato resta modificabile, ma con ogni modifica registrata: quale voce, quale campo, valore precedente, valore nuovo, chi e quando. In più, su qualunque voce si possono annotare rettifiche di quantità o di importo — "3 m² di piastrelle in più", "150 € di sconto sul box doccia" — che restano come righe con segno, senza toccare la voce originale.
La schermata del preventivo dice in ogni momento in che modalità si trova: "Bozza", "Modificabile (modifiche registrate)" o "Bloccato (usare le varianti)".
Anatomia di una variante
Una variante è un mini-preventivo con un contratto proprio. Porta la sua numerazione (EX-001, EX-002), il suo tipo — aggiunta o detrazione, perché togliere il riscaldamento a pavimento è anch'essa una variante — la sua motivazione, le sue voci organizzate in capitoli se serve, e i suoi allegati: la foto del muro comparso togliendo l'intonaco, la mail in cui il cliente ha chiesto la modifica, lo schizzo. Quando la variante viene discussa mesi dopo, la motivazione e la foto valgono più dell'importo.
Il circuito di approvazione
La variante segue un flusso con stati chiari: bozza → presentata → approvata → applicata, con annullata come uscita in qualunque punto. L'importante sta negli ultimi due:
-
Approvata significa che il cliente ha detto sì. E il cliente può dirlo in due modi, a sua scelta:
- Dall'app mobile, come per il preventivo: la variante gli arriva come notifica, la apre sul telefono, vede le voci e firma con il dito (di nuovo, solo il titolare).
- Da un link pubblico di firma, per il cliente che non ha l'app o non vuole installarla: lo studio genera il link dal pannello o dal proprio telefono, lo manda via WhatsApp o mail, e il cliente apre una pagina con le voci della variante e un riquadro per la firma. Senza account, senza download, e con scadenza a 7 giorni perché non resti un link attivo in giro.
Le due strade lasciano la stessa evidenza di firma e portano la variante allo stesso stato. Lo studio non deve decidere al posto del cliente come preferisce firmare.
-
Applicata significa che la variante fa ormai parte del contratto: le sue voci diventano contabilizzabili nei SAL e la baseline avanza alla versione 2, 3, 4… Ogni versione conserva la precedente, così si può sempre rispondere a "quant'era il contratto originale" e "quant'è adesso".
Il preventivo mostra in ogni momento il suo totale effettivo: l'accettato più le varianti applicate, con il loro segno. È il numero che il cliente dovrebbe avere in testa, e che raramente ha quando le varianti vivono su WhatsApp.
I SAL: fatturare l'eseguito, né più né meno
Che cos'è uno stato di avanzamento lavori
Il SAL è il documento periodico — di solito mensile — che misura quanto è stato eseguito di ogni voce e quanto spetta per quel periodo. È l'anello dove si perdono più soldi, perché richiede tre cose insieme: ricordare quanto contabilizzato prima, misurare quanto eseguito ora, e applicare correttamente ritenute, anticipi e IVA.
Riporto automatico
Il SAL numero quattro comincia dove è finito il tre. Alla creazione, Tabiquo riporta automaticamente dall'ultimo SAL approvato l'importo precedente di ogni voce — abbinandola alla voce di origine, che venga dal preventivo o da una variante applicata — e calcola quanto resta da contabilizzare. Il capocantiere inserisce solo l'avanzamento del periodo, in percentuale o in quantità secondo la preferenza per ogni voce, e il sistema risolve l'importo del periodo, il cumulato e il residuo.
Se il cumulato supera il 100% di una voce, la riga viene segnalata come sovracontabilizzata. È esattamente l'errore che scatena la discussione con la direzione lavori, intercettato prima di inviare qualsiasi cosa.
Ritenuta, anticipo e IVA
Ogni SAL congela la sua aliquota IVA, applica la percentuale di ritenuta di garanzia pattuita (il classico 5% restituito a fine lavori) e scala la quota proporzionale dell'anticipo se c'è stato. Il dettaglio resta esplicito:
- Totale eseguito nel periodo: 4.500 €
- Ritenuta (5%): −225 €
- Imponibile: 4.275 €
- IVA (22%): +940,50 €
- Totale dovuto: 5.215,50 €
Nessuna formula nascosta in una cella, e lo stesso calcolo si ripete identico a gennaio e a novembre.
Evidenze dietro ogni riga
Contabilizzare il 50% di un tramezzo è un'affermazione. Quello che la trasforma in un fatto sono le evidenze: a ogni riga del SAL si possono collegare le pagine del giornale di cantiere, i rapportini, le timbrature e le foto di quel periodo. La catena si chiude: l'operaio ha timbrato martedì, il rapportino dice che è stato tirato su il tramezzo del piano terra, la foto lo mostra, e il SAL fattura il 50%. Quando qualcuno chiede "ma era davvero fatto al 31 marzo?", la risposta non è una mail, è un clic.
Approvazione, rifiuto e correzioni
Il SAL segue bozza → presentato → approvato, con rifiutato che lo riporta in bozza con la motivazione. Un SAL approvato è immutabile: se contiene un errore non si modifica; si crea un SAL correttivo che punta all'originale e conserva la traccia completa. È la differenza tra poter ricostruire la storia di un incasso e doversi fidare dell'ultima versione dell'Excel.
Quando il SAL lo emette qualcun altro
Nei cantieri con direzione lavori, il SAL a volte lo redige il tecnico del cliente e arriva come PDF. Tabiquo lo accetta come SAL esterno: si carica il documento con importo e periodo, ed entra nella stessa sequenza e nello stesso riepilogo di progetto di quelli interni. Il cumulato contabilizzato non dipende da chi ha redatto ciascuno.
Dal SAL alla fattura
Approvato il SAL, un solo passaggio crea la fattura corrispondente nel modulo finanziario e la collega al SAL, registrando quale importo del SAL copre ogni documento. Da lì incassi e imputazioni dei pagamenti seguono il loro corso, e il riepilogo del progetto risponde all'unica domanda che conta a fine mese: quanto è stato eseguito, quanto contabilizzato, quanto fatturato e quanto incassato.
Tutto sulla stessa timeline
Preventivo inviato, visualizzato, accettato o rifiutato; variante presentata, firmata, applicata: ognuno di questi passaggi è un evento sulla timeline del progetto, con il suo pubblico. Quelli destinati al cliente li vede il cliente in app, e la mail "ti ricordo che la variante del bagno è ancora in attesa di firma" smette di essere necessaria. Lo stato è sotto gli occhi di entrambe le parti, ed entrambe vedono lo stesso.
Conclusione
I soldi di un cantiere non si perdono in un posto solo; scappano dalle giunture tra preventivo, varianti e SAL. Sigillare quelle giunture richiede tre cose: un preventivo con voci e codici contabilizzabili, un'accettazione con firma e baseline che fissi il contratto, e un ciclo di varianti e SAL che riporti il precedente, pretenda evidenze e non permetta di riscrivere l'approvato.
Tabiquo concatena i tre anelli nello stesso progetto: importa il computo del progettista in BC3 o lo genera con l'IA dai prezzi dello studio stesso, lo blocca con la firma del cliente dall'app mobile, gestisce le varianti con firma in app o tramite link pubblico e contabilizza mese per mese con riporto, ritenuta ed evidenze. Se oggi il vostro SAL nasce incrociando due Excel, la buona notizia è che il problema ha una soluzione — e non è fare il SAL con più attenzione, è smettere di ricopiare cifre a mano.