Introducción
Casi ninguna reforma pierde dinero en el presupuesto. Lo pierde después: en el "ya que estamos" que se acordó de palabra en la cocina y nunca se escribió, en la partida que se ejecutó al 100% pero se certificó al 60% porque nadie se acordó de la anterior, en el descuento que el cliente recuerda y el estudio no. El presupuesto original suele estar bien hecho. Lo que falla es la cadena que va desde ese presupuesto hasta el último cobro.
Esa cadena tiene tres eslabones con nombre propio: el presupuesto que el cliente acepta, los extras que modifican el contrato durante la obra, y las certificaciones con las que se cobra lo ejecutado. En muchos estudios viven en tres sitios distintos —un Excel, un correo y otro Excel— y se reconcilian a mano a final de mes, si se reconcilian.
En esta guía recorremos el flujo entero, eslabón a eslabón, con lo que hay que exigir a cada uno para que el dinero que entra sea el dinero que se acordó.
El presupuesto: de partidas sueltas a contrato
Capítulos, partidas y códigos
Un presupuesto de obra serio se organiza en capítulos (demoliciones, albañilería, instalaciones, acabados...) y dentro de cada capítulo en partidas con su unidad, medición, precio unitario e importe. No es un formalismo: la certificación posterior se hace partida a partida, así que un presupuesto que llega al cliente como un total redondo es un presupuesto que no se puede certificar.
En Tabiquo los capítulos son las fases de obra del equipo, reutilizables de un proyecto a otro, y cada partida lleva un código de referencia (01.03, 02.01...) que aparece en la columna # del PDF. Ese código es el que permite que la partida 02.01 del presupuesto sea exactamente la partida 02.01 de la certificación número cuatro, meses después.
Tres formas de no empezar de cero
Escribir 80 partidas a mano cada vez es la razón por la que muchos presupuestos acaban siendo tres líneas y un total. Hay tres caminos para evitarlo:
- Generación por IA: se describe la obra en texto, o se sube el documento del cliente (una memoria, un croquis con notas, un correo largo), y Tabiquo propone el desglose por capítulos y partidas. Lo interesante no es el desglose sino el precio: cada partida se valora buscando primero en los presupuestos aceptados del propio equipo (ponderados por antigüedad), después en la biblioteca de plantillas del estudio, y solo en último lugar en la estimación del modelo, marcada como tal para que se revise.
- Plantillas propias: cada partida nueva que se escribe se convierte automáticamente en una plantilla del equipo, con su idioma y su fase. Con el tiempo, la biblioteca del estudio es el histórico del estudio.
- Importar un PDF: si el presupuesto ya existe —hecho en otra herramienta o por un colaborador— se sube el PDF y queda registrado con su total y su fecha, sin reescribirlo.
El caso español: BC3
Si el presupuesto viene del arquitecto, casi seguro viene en BC3 (el formato FIEBDC-3 que usan Presto, Arquímedes, CYPE y el resto de programas de mediciones). Tabiquo lo importa como un nuevo presupuesto en borrador conservando capítulos, códigos, texto largo, unidades, mediciones y precios, y detecta la codificación del archivo (ANSI, 850, UTF-8) para que los acentos no lleguen rotos. Un detalle que importa: Arquímedes escribe los precios como coste directo y aplica los costes indirectos al subir hacia los capítulos; la importación lo reconcilia contra el total declarado en el propio archivo, así que un presupuesto de 121.302,28 € entra con 121.302,28 €, no un 3% por debajo.
El camino inverso también existe: cualquier presupuesto de Tabiquo se descarga como BC3 para devolvérselo a la dirección facultativa en el formato que ella usa.
Presupuesto para el cliente y presupuesto interno
No todo presupuesto se envía. Tabiquo distingue el presupuesto de cliente del presupuesto interno: el que hace el jefe de obra con los costes que espera pagar antes de pedir ofertas a industriales. Comparar interno, ofertas recibidas y facturas reales es la forma más rápida de saber si el margen que se vendió es el margen que se está ejecutando.
El envío y la aceptación: donde nace el contrato
Enviar no es mandar un PDF
Cuando el presupuesto pasa de borrador a enviado, ocurren varias cosas a la vez: se fija la fecha de emisión, se establece una validez de 30 días si no se había indicado otra, y los usuarios del cliente reciben una notificación en la app móvil de Tabiquo, donde abren el PDF del presupuesto directamente en el teléfono, sin descargas ni correos con adjuntos. Y cuando el cliente lo abre, el proyecto lo registra en su línea de tiempo: "presupuesto visto por el cliente". Es un dato pequeño que cambia la conversación de seguimiento, porque "¿lo has recibido?" deja de ser una pregunta.
Quién puede aceptar
Aquí hay un matiz que la mayoría de herramientas ignora. En una reforma el cliente suele ser una pareja, una comunidad o una empresa con varias personas en la app, y no todas pueden comprometer el dinero. En Tabiquo la aceptación (y el rechazo, que lleva su motivo) está reservada al propietario de la entidad cliente; el resto de contactos ve el presupuesto pero no puede firmarlo. Quien invita al cliente al proyecto decide quién ostenta ese papel, y la primera persona que entra en la empresa cliente es siempre el propietario, para que nunca haya un cliente sin nadie que pueda decidir.
La firma deja huella
El cliente acepta desde la misma app, en el móvil: lee el presupuesto, escribe su nombre y firma con el dedo en la pantalla. No hace falta imprimir, escanear ni reenviar nada. Pero una imagen de firma suelta no prueba gran cosa. Por eso cada aceptación registra una evidencia de firma: quién firmó, desde qué canal, cuándo, y un hash del contenido exacto que se firmó. Si dentro de un año hay que demostrar qué versión del presupuesto se aceptó, la respuesta está en la evidencia, no en la memoria de nadie.
Aceptar = bloquear + fotografiar
En el momento de la aceptación el presupuesto se bloquea y se convierte en la línea base del proyecto: una fotografía de cada capítulo con su importe, numerada como versión 1. Todo lo que pase después —extras, certificaciones, desviaciones— se mide contra esa fotografía. Sin línea base, "nos hemos ido de presupuesto" es una sensación; con ella, es una cifra por capítulo.
Los extras: el "ya que estamos" con papel
Dos modos de trabajar, elegidos por proyecto
No todas las obras necesitan la misma rigidez. Tabiquo lo resuelve con un ajuste por proyecto que decide qué pasa con el presupuesto una vez aceptado:
- Modo certificación (obras con certificaciones periódicas): el presupuesto aceptado queda estrictamente bloqueado. Cualquier cambio de alcance se hace mediante un extra. Es el modo que exige una promoción, una obra con dirección facultativa externa o cualquier contrato donde el cliente va a cotejar cada certificación contra el presupuesto firmado.
- Modo directo (reformas pequeñas, facturación directa): el presupuesto aceptado sigue siendo editable, pero con cada cambio registrado: qué partida, qué campo, valor anterior, valor nuevo, quién y cuándo. Además, sobre cualquier partida se pueden anotar ajustes de cantidad o de importe —"3 m² más de alicatado", "descuento de 150 € en la mampara"— que quedan como líneas firmadas con signo, sin tocar la partida original.
La pantalla del presupuesto dice en todo momento en qué modo está: "Borrador", "Editable (cambios registrados)" o "Bloqueado (usar Extras)".
Anatomía de un extra
Un extra es un mini-presupuesto con contrato propio. Lleva su numeración (EX-001, EX-002), su tipo —adición o deducción, porque quitar el suelo radiante también es un extra— su motivo, sus partidas organizadas en capítulos si hace falta, y sus adjuntos: la foto del muro que apareció al picar, el correo donde el cliente pidió el cambio, el croquis. Cuando el extra se discute meses después, el motivo y la foto valen más que el importe.
El circuito de aprobación
El extra sigue un flujo con estados claros: borrador → presentado → aprobado → aplicado, con anulado como salida en cualquier punto. Lo importante está en los dos últimos:
-
Aprobado significa que el cliente ha dicho que sí. Y el cliente puede decir que sí de dos formas, a su elección:
- Desde la app móvil, igual que el presupuesto: el extra le llega como notificación, lo abre en el teléfono, ve las partidas y firma con el dedo (de nuevo, solo el propietario).
- Desde un enlace público de firma, para el cliente que no tiene la app o no quiere instalarla: el estudio genera el enlace desde el panel o desde su propio móvil, lo envía por WhatsApp o correo, y el cliente abre una página con las partidas del extra y un recuadro de firma. Sin cuenta, sin descarga, y con caducidad a los 7 días para que no quede un enlace vivo por ahí.
Las dos vías dejan la misma evidencia de firma y llevan el extra al mismo estado. El estudio no tiene que decidir por el cliente cómo prefiere firmar.
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Aplicado significa que el extra ya forma parte del contrato: sus partidas pasan a ser certificables y la línea base avanza a la versión 2, 3, 4... Cada versión conserva la anterior, así que siempre se puede responder "cuánto era el contrato original" y "cuánto es ahora".
El presupuesto muestra en todo momento su total efectivo: lo aceptado más los extras aplicados, con signo. Es el número que el cliente debería tener en la cabeza, y el que rara vez tiene cuando los extras viven en WhatsApp.
Las certificaciones: cobrar lo ejecutado, ni más ni menos
Qué es una certificación de obra
La certificación es el documento periódico —normalmente mensual— que mide cuánto se ha ejecutado de cada partida y cuánto corresponde cobrar por ese periodo. Es el eslabón donde más dinero se pierde, porque exige tres cosas a la vez: recordar lo certificado antes, medir lo ejecutado ahora y aplicar correctamente retenciones, anticipos e IVA.
Arrastre automático
La certificación número cuatro empieza donde terminó la tres. Al crearla, Tabiquo arrastra automáticamente de la última certificación aprobada el importe anterior de cada partida —emparejándola por su partida de origen, sea del presupuesto o de un extra aplicado— y calcula lo que queda por certificar. El jefe de obra solo introduce el avance del periodo, en porcentaje o en cantidad según prefiera para cada partida, y el sistema resuelve el importe del periodo, el acumulado y el pendiente.
Si el acumulado supera el 100% de una partida, la línea queda marcada como sobrecertificada. Es exactamente el error que provoca la discusión con la dirección facultativa, detectado antes de enviar nada.
Retención, anticipo e IVA
Cada certificación congela su tipo de IVA, aplica el porcentaje de retención de garantía pactado (el 5% clásico que se devuelve al final de obra) y descuenta la parte proporcional del anticipo si lo hubo. El desglose queda explícito:
- Total ejecutado en el periodo: 4.500 €
- Retención (5%): −225 €
- Base imponible: 4.275 €
- IVA (21%): +897,75 €
- Total a cobrar: 5.172,75 €
No hay fórmula oculta en una celda, y el mismo cálculo se repite igual en enero que en noviembre.
Evidencia detrás de cada línea
Certificar el 50% de un tabique es una afirmación. Lo que la convierte en un hecho es la evidencia: a cada línea de la certificación se le pueden vincular las entradas del diario de obra, los partes de trabajo, los fichajes y las fotos de ese periodo. La cadena queda cerrada: el peón fichó el martes, el parte dice que se levantó el tabique de la planta baja, la foto lo muestra, y la certificación cobra el 50%. Cuando alguien pregunta "¿esto de verdad estaba hecho a 31 de marzo?", la respuesta no es un correo, es un clic.
Aprobación, rechazo y correcciones
La certificación sigue borrador → presentada → aprobada, con rechazada como vuelta al borrador con su motivo. Una certificación aprobada es inmutable: si tiene un error, no se edita; se crea una certificación correctiva que apunta a la original y deja el rastro completo. Es la diferencia entre poder reconstruir la historia de un cobro y tener que fiarse de la última versión del Excel.
Cuando la certificación la hace otro
En obras con dirección facultativa, la certificación la emite a veces el técnico del cliente y llega como PDF. Tabiquo la admite como certificación externa: se sube el documento con su importe y su periodo, y entra en la misma secuencia y el mismo resumen del proyecto que las internas. El acumulado certificado no depende de quién redactó cada una.
De la certificación a la factura
Aprobada la certificación, un solo paso crea la factura correspondiente en el módulo financiero y la enlaza con la certificación, registrando qué importe de la certificación cubre cada documento. Desde ahí, cobros y aplicaciones de pago siguen su curso, y el resumen del proyecto responde a la única pregunta que importa a fin de mes: cuánto se ha ejecutado, cuánto se ha certificado, cuánto se ha facturado y cuánto se ha cobrado.
Todo en la misma línea de tiempo
Presupuesto enviado, visto, aceptado o rechazado; extra presentado, firmado, aplicado: cada uno de estos hitos es un evento en la línea de tiempo del proyecto, con su audiencia. Los que corresponden al cliente los ve el cliente en la app, con lo cual deja de ser necesario el correo de "te recuerdo que el extra del baño sigue pendiente de firma". El estado está a la vista de las dos partes, y las dos partes ven el mismo.
Conclusión
El dinero de una obra no se pierde en un solo sitio; se escapa por las juntas entre presupuesto, extras y certificaciones. Cerrar esas juntas exige tres cosas: un presupuesto con partidas y códigos que se puedan certificar, una aceptación con firma y línea base que fije el contrato, y un ciclo de extras y certificaciones que arrastre lo anterior, exija evidencia y no permita reescribir lo aprobado.
Tabiquo encadena los tres eslabones en el mismo proyecto: importa el presupuesto del arquitecto en BC3 o lo genera con IA a partir de los precios del propio estudio, lo bloquea con la firma del cliente desde la app móvil, gestiona los extras con firma en la app o por enlace público y certifica mes a mes con arrastre, retención y evidencia. Si ahora mismo tu certificación se hace cruzando dos Excel, la buena noticia es que el problema tiene solución y no pasa por certificar con más cuidado, sino por dejar de copiar cifras a mano.