Introducción
El libro de órdenes y asistencias es el documento de obra que más veces se diligencia y menos veces se rellena. Se compra, se sella en el colegio, se deja en la caseta y se abre cuando hay un problema: una reclamación de plazos, una discrepancia con la constructora, un accidente o una inspección. Entonces es el único relato día a día de lo que pasó en la obra, y ya no se puede reconstruir.
Esta guía ordena qué exige la normativa española, quién tiene la obligación de llevarlo, qué debe contener y cómo la dirección facultativa puede llevarlo desde el móvil sin renunciar a su valor como prueba.
Cuándo es obligatorio
En la edificación el libro de órdenes y asistencias es obligatorio en toda obra con proyecto y dirección facultativa: la LOE (Ley 38/1999) atribuye al director de obra y al director de ejecución la obligación de consignar en él las instrucciones necesarias para la correcta interpretación del proyecto, y el Decreto 462/1971 y sus normas de desarrollo regulan su diligenciado y custodia. En obra pública se acompaña del libro de incidencias y de la documentación contractual de la dirección.
Su hermano, el libro de incidencias, es distinto: lo lleva el coordinador de seguridad y salud y registra el control del plan de seguridad. El libro de órdenes es de la dirección facultativa, y los dos no se sustituyen.
Quién lo lleva
Lo cumplimenta la dirección facultativa: el director de obra y el director de ejecución, cada uno en lo que le corresponde. No es un documento de la constructora: el jefe de obra lo lee, se da por enterado y firma, pero la pluma es de la DF. En obras donde la DF no pasa a diario, las anotaciones se hacen en cada visita y recogen lo ocurrido desde la anterior.
El coordinador de seguridad y salud no lleva este libro, pero sus visitas y las instrucciones que da se anotan en él: es la forma de mostrar que la seguridad se siguió, no solo se planificó.
Qué debe contener
Un libro que resiste una reclamación registra, en cada asiento:
- La fecha y quién anota: sin eso, un asiento no vale nada.
- Las órdenes e instrucciones de la DF a la constructora, numeradas de forma correlativa, con su objeto y, si la hay, la respuesta o el enterado del jefe de obra.
- Las asistencias: las visitas de la dirección facultativa y de quien la acompaña, con lo que se comprobó.
- El estado de los trabajos en cada visita, por zona o unidad de obra, no como un texto genérico.
- Las incidencias: retrasos, discrepancias con el proyecto, defectos detectados y a quién se asignan, materiales rechazados o aprobados.
- Los hechos que afectan al plazo: suspensiones por clima, faltas de suministro, paralizaciones.
Los asientos se hacen en el momento, no a final de mes. La fuerza del libro está en que el hecho y su anotación son contemporáneos.
El valor probatorio
El libro de órdenes es un documento privado, llevado por una de las partes. Su peso en un pleito depende de tres cosas: que se haya llevado al día, que la constructora haya tenido conocimiento de los asientos (firma, enterado o envío) y que esté íntegro, es decir, que no quepa sospechar una reescritura posterior.
Ahí es donde el papel flaquea: una hoja se arranca, un asiento se añade con otra tinta. El formato digital, bien hecho, resuelve exactamente eso: cada jornada cerrada produce un PDF que no se modifica y una huella (hash) que cualquiera puede verificar.
Cómo llevarlo desde el móvil
La DF que lleva tres obras no vuelve al despacho a rellenar tres libros. Con Tabiquo el libro se lleva donde nace:
- Cada jornada es una página del libro en la app, creada automáticamente en los días laborables de la obra. Los trabajos se escriben o se dictan, las asistencias de la constructora se indican por empresa y número, el clima se elige de una lista.
- Las órdenes y las instrucciones tienen una sección propia en la página de la dirección facultativa: cada asiento recibe un número correlativo por obra y su fecha. La visita de la DF o del coordinador se anota con un toque.
- Las fotos se adjuntan al trabajo, no a un álbum aparte, con su fecha de captura.
- La jornada se cierra: el PDF se genera, se archiva y se sella con su huella SHA-256. Desde ese momento no se modifica; una corrección produce una nueva versión con la historia de la anterior.
- La constructora firma la jornada desde un enlace o un QR, sin cuenta. La firma registra fecha, hora y dispositivo.
El resultado es un libro que existe cada tarde, que la constructora ha visto y que nadie puede reescribir.
Errores a evitar
- Rellenar por bloques. Tres semanas escritas en una tarde se reconocen a la primera y valen en consecuencia.
- Anotar solo lo bueno. Un libro sin retrasos, sin discrepancias y sin órdenes no es una obra perfecta: es un libro sin llevar.
- Confundirlo con el libro de incidencias. El de órdenes es de la DF; el de incidencias, del coordinador de seguridad.
- Órdenes de palabra o por chat. Una orden sin número ni fecha en el libro es un consejo, no una orden.
Conclusión
El libro de órdenes vale por lo que demuestra: que la DF estuvo, que vio, que ordenó. Llevado al día, firmado por la constructora y sellado, es la defensa más barata que puede tener una dirección facultativa. Llevado a final de mes en la caseta, es un riesgo con tapas.
Con Tabiquo el libro se cumplimenta en obra desde el móvil, las órdenes van numeradas y fechadas, y cada jornada cerrada es un PDF sellado que la constructora firma por enlace. Mira cómo funciona en la página para la dirección facultativa.