Introduzione
Il sopralluogo dura venti minuti. Il preventivo, invece, si scrive la sera: con le foto mescolate nel rullino a quelle del cantiere di ieri, le misure sul retro di un DDT e metà di quello che ha detto il cliente affidata alla memoria. Se in settimana i sopralluoghi sono quattro, il quarto preventivo parte il lunedì dopo. E nelle ristrutturazioni il primo preventivo che arriva è spesso quello che si firma.
Qualche settimana fa un'impresa di ristrutturazioni che stava provando Tabiquo ci ha scritto una frase che descrive il problema meglio di qualsiasi ricerca di mercato: volevano poter registrare il sopralluogo che precede il preventivo anche quando non esistono ancora né un cantiere né un preventivo, salvare tutto dal telefono — video, foto, misure, note — e ritrovare quel materiale al momento di preparare il preventivo.
Avevano ragione. Ed è una richiesta che quasi nessun gestionale di cantiere risolve, perché quasi tutti cominciano a contare dal momento in cui il cantiere esiste. Il sopralluogo commerciale resta fuori: prima del sistema, nel WhatsApp del titolare, in un taccuino. In questo articolo vediamo cosa deve raccogliere un buon sopralluogo per preventivo, dove si perdono le informazioni lungo la strada, e come abbiamo costruito in Tabiquo il «Sopralluogo per preventivo» perché il sopralluogo finisca con mezzo preventivo già fatto.
Cosa deve uscire da un sopralluogo per preventivo
Con o senza software, un sopralluogo che diventerà un preventivo dovrebbe lasciarti questo:
- I locali, uno per uno. Non «rifacimento cucina e bagno», ma cucina, bagno principale, bagno di servizio, corridoio. Il computo si ragiona per capitoli e voci, e le voci si pensano locale per locale.
- Le misure di ogni locale. Larghezza, lunghezza e altezza come minimo; i metri quadri vengono da sé. Anche quello che non è una dimensione del locale — dodici metri di battiscopa, una finestra 120 × 140 — magari come nota.
- Le foto di quello che conta, legate al loro locale: la colonna di scarico da spostare, il quadro elettrico, la macchia di umidità sotto la finestra. Una foto senza locale né data vale la metà.
- Un video del giro, che in due minuti racconta quello che dieci foto non dicono: come si collegano gli spazi, da dove entra il materiale, se c'è l'ascensore.
- Quello che ha chiesto il cliente, con le sue parole. «Piatto doccia a filo pavimento», «voglio tenere le cementine del corridoio». È proprio ciò su cui si discute dopo.
- Le solite domande: c'è l'ascensore? Serve una CILA o una SCIA? Bisogna avvisare l'amministratore di condominio? Dove si può mettere il cassone?
- I documenti che mancano: planimetria catastale, visura, titoli edilizi precedenti. Il cliente quasi mai li ha sottomano e spesso tocca a te reperirli, magari con un accesso agli atti in Comune. Qualcuno deve ricordarsene.
- I contatti del cliente e l'indirizzo esatto, per mandargli il preventivo senza doverlo richiamare.
Se il tuo sopralluogo lascia tutto questo, il preventivo è lavoro d'ufficio. Altrimenti è lavoro di memoria, e la memoria alle undici di sera sbaglia.
Dove si perdono le informazioni
Tra il portone e il furgone
Il problema del sopralluogo tradizionale non è che mancano i dati: è che si sparpagliano. Le foto finiscono nel rullino, le misure su un foglio, quello che ha detto il cliente in un vocale WhatsApp mandato a te stesso, e il video — se l'hai girato — da un'altra parte ancora. Niente è legato a niente. La sera, ricostruire quale foto è di quale bagno è metà del lavoro.
Tra chi fa il sopralluogo e chi fa il preventivo
In molte imprese chi va al sopralluogo non è chi scrive il preventivo. A quel punto il problema raddoppia: quello che ha visto il tecnico o il capocantiere deve arrivare in ufficio, e arriva come arriva. L'ufficio chiede, il tecnico non ricorda, e qualcuno richiama il cliente per farsi ridire la misura del bagno.
Tra il sopralluogo e il gestionale
E anche quando l'impresa usa un gestionale, il sopralluogo di solito resta fuori, perché il gestionale chiede di creare prima un cantiere: nome, indirizzo, anagrafica cliente completa, a volte perfino la data di inizio lavori. Nessuno compila tutto questo davanti alla porta di un cliente che non ha ancora detto sì. Così il sopralluogo si fa «fuori» e si riporta «dentro» dopo… o mai.
Davanti alla porta: si parte da un nome
In Tabiquo il sopralluogo per preventivo parte dalla schermata iniziale dell'app con un solo dato: il nome del cliente. «Chi vai a trovare?» Scrivi «Marco Ferri», tocchi Inizia, e stai già raccogliendo. Non serve creare prima il cantiere, né compilare un'anagrafica, né scegliere date.
Dietro le quinte, Tabiquo crea in un'unica operazione il cliente, un cantiere in stato Trattativa e il sopralluogo. La posizione viene presa dal telefono in silenzio, se hai dato il permesso; l'indirizzo scritto non è obbligatorio e compare come un promemoria discreto, «Aggiungi indirizzo del cantiere», mai come un blocco. Mentre scrivi il nome, l'app ti propone prima le trattative aperte — se è il secondo sopralluogo dallo stesso cliente, si aggiunge alla stessa trattativa invece di crearne un'altra — e poi i clienti che hai già.
Locale per locale
In alto c'è una fila di locali: «Generale» e uno per ogni stanza della casa. Quello selezionato è dove va la prossima cosa che raccogli. Per aggiungerne uno tocchi «Aggiungi locale» e scrivi «Cucina»: basta il nome. Niente tipologia, niente superficie, niente modulo. Se poi non lo misuri, resta «Da misurare» e nessuno si blocca.
In basso, a portata di pollice, ci sono i tre pulsanti: Foto, Detta e Video.
- Foto apre una fotocamera che resta aperta: scatti dieci volte e chiudi una volta sola. Ogni scatto si carica per conto suo in background, con l'ora e la posizione GPS in cui è stato fatto. Quei dati di posizione restano interni al team: non compaiono in nulla che veda il cliente.
- Video registra fino a due minuti: il giro dell'appartamento, dall'ingresso all'ultima stanza.
- Detta registra fino a cinque minuti di voce.
Dettare invece di scrivere
La dettatura è ciò che fa risparmiare più tempo, perché è come parleresti comunque. Se sei in cucina e dici «togliere il pavimento e spostare l'attacco dell'acqua sulla parete della finestra», la nota finisce in cucina. Se sei su «Generale» e racconti tutto di fila — «la cucina è tre e venti per due e ottanta, va rifatto il pavimento; il bagno è piccolo, uno e sessanta per due, sostituire la vasca con un piatto doccia» — Tabiquo distribuisce le frasi tra i locali, crea i locali che ancora non c'erano e ci mette le misure che hai detto.
Siccome qualsiasi strutturazione automatica può sbagliare ad attribuire una frase, le parole esatte che hai dettato restano sempre nelle note generali del sopralluogo. L'ufficio può sempre leggere quello che è stato detto davvero, non solo l'interpretazione.
Misure senza calcolatrice
Ogni locale mostra larghezza × lunghezza × altezza e i metri quadri, calcolati da soli. Si modificano col tastierino numerico oppure si dettano, come abbiamo appena visto. Quello che non è una dimensione del locale — il battiscopa, una finestra — va nella nota di quel locale.
Anche senza campo
I sopralluoghi si fanno in cantine, vani scala e appartamenti con muri da mezzo metro. Se non c'è segnale, le foto restano salvate sul telefono e si caricano appena torna. La dettatura si registra comunque e viene trascritta non appena c'è connessione, finché il sopralluogo è aperto; un avviso sul sopralluogo ti dice che c'è una dettatura in attesa.
Le tue domande di sempre e i documenti da reperire
Sotto il contenuto puoi applicare un modello di checklist del tuo team con le tue domande di trattativa (ascensore? CILA o SCIA? condominio?), così nessun sopralluogo dimentica sempre la stessa.
E c'è la sezione Documenti. Dal telefono puoi caricare un PDF o la foto di un documento, che viene archiviato anche nei Documenti del cantiere, in Permessi e Autorizzazioni. In più ogni sopralluogo per preventivo porta con sé un elenco di documenti da reperire con quelli tipici in Italia — planimetria catastale, visura catastale, titoli edilizi precedenti — a cui puoi aggiungere i tuoi. Ogni riga ha il suo stato: Da reperire, Chiesto al cliente, Lo reperisco io oppure Ricevuto. Allegare il documento segna la riga come ricevuta.
All'uscita: «Termina» e la bozza
Quando esci dalla casa tocchi Termina. L'app ti mostra un riepilogo di quanto raccolto — locali, foto, video — e, come lacune da toccare e non come errori, quello che manca: «Manca l'indirizzo», il telefono del cliente, i documenti ancora da reperire.
Nello stesso riepilogo c'è un interruttore, acceso di default: Prepara una bozza di preventivo. Confermando, Tabiquo trasforma il sopralluogo in testo — le note, ogni locale con le sue misure e la sua nota, le risposte della checklist — e lo passa allo stesso generatore di preventivi con IA che usi già in ufficio. Il risultato è un preventivo in bozza salvato sulla trattativa, con voci e capitoli.
Due cose importanti su questa bozza:
- Sul telefono vedi le voci, mai i prezzi. «9 voci preparate per l'ufficio», con l'elenco. Una cifra vista sulla porta di casa è una cifra che il cliente si ricorda, e non è il momento di dare un numero pensato a metà.
- I prezzi li decidi tu in ufficio. Se una voce corrisponde a una delle tue voci salvate o dei tuoi preventivi precedenti, la bozza propone il tuo prezzo; altrimenti resta a zero perché tu la valuti. Mai una cifra inventata travestita da prezzo. Un team appena partito dovrà prezzare a mano quasi tutto; col tempo la bozza somiglia sempre di più ai tuoi preventivi.
Ogni bozza consuma un'azione IA dalla quota mensile del tuo piano. Un sopralluogo vuoto non consuma nulla: senza note, locali o risposte non c'è niente da preventivare e l'IA non viene chiamata.
In ufficio: tutto sotto mano mentre prepari il preventivo
L'avviso
Appena il sopralluogo è terminato, l'ufficio riceve un avviso — nella campanella del pannello, via email e come notifica sul telefono, secondo le preferenze di ciascuno — con il riepilogo: «Sopralluogo terminato — Marco Ferri · 4 locali, 23 foto · manca l'indirizzo · bozza di preventivo pronta (9 voci)». Se mancano dei documenti, l'avviso li elenca. Lo ricevono amministratori, manager e back office, tranne chi ha fatto il sopralluogo. In un'impresa di una persona sola non arriva niente, ed è giusto così.
Il sopralluogo, leggibile
Dal computer il sopralluogo si legge come sul telefono: le foto raggruppate per locale, con le misure e la nota di ciascuno. Il profilo back office — spesso chi i preventivi li scrive davvero — ha accesso ai sopralluoghi in trattativa, perché è chi ne ha più bisogno.
Il preventivo, con il materiale accanto
Aprendo la bozza, accanto alle voci compare il pannello Materiale del sopralluogo: note, locali con misure e foto, senza cambiare schermata. Controlli, togli quello che non serve, aggiungi quello che la bozza non poteva sapere, metti i prezzi e invii.
Se fai un secondo sopralluogo, o se l'interruttore era spento, il generatore di preventivi con IA ha una terza fonte oltre al testo libero e al documento: Usa il sopralluogo. Scegli il sopralluogo e l'ambito si compila da solo. La revisione — spunta, riprezza, applica — è la stessa, quindi niente entra in un preventivo senza che qualcuno l'abbia guardato.
Se preferisci partire a mano, Crea preventivo sulla trattativa o sul suo sopralluogo ne apre uno nuovo per quel cantiere. E se la telefonata la prende l'ufficio, il sopralluogo per preventivo si può creare anche dall'elenco dei cantieri, per chi andrà a farlo.
Dalla trattativa al cantiere
Le trattative, al loro posto
Le trattative hanno una scheda tutta loro nell'elenco dei cantieri — Cantieri / Trattative / Archiviati — con il cliente, la data dell'ultimo sopralluogo, il numero di foto e se esiste già un preventivo. Le attività automatiche che danno per scontato un cantiere avviato — il giornale dei lavori quotidiano, le presenze, la checklist di avvio — saltano le trattative.
Quando il cliente dice sì
Il cliente accetta il preventivo da un link, sul telefono, senza scaricare app né creare un account. In quel momento la trattativa diventa da sola un cantiere, con tutto quello che hai raccolto: locali, foto, documenti, misure. Se l'accordo è stato chiuso al telefono, c'è Trasforma in cantiere.
Fino ad allora il cliente non vede niente: i suoi utenti non vengono aggiunti alla trattativa e la chat di cantiere non si apre. Un preventivo non ancora vinto non compare nella sua app come se fosse un cantiere. Vengono aggiunti al momento della trasformazione.
Quando dice no
Scarta archivia la trattativa. Non si cancella nulla: resta archiviata con il suo materiale, e se il cliente si rifà vivo in primavera, si riapre.
Una nota onesta sul piano: finché è aperta, una trattativa conta come un cantiere in più nel limite del tuo piano; archiviata, smette di contare. Per questo scartare i sopralluoghi andati male fa parte dell'abitudine.
Se il sopralluogo è su un cantiere in corso
Quello che descrive questo articolo è il sopralluogo prima del preventivo. I sopralluoghi durante i lavori — quelli della direzione lavori, con presenti, checklist, segnalazioni e un verbale firmato — sono un'altra cosa, e li spieghiamo in Verbale di sopralluogo: cosa deve contenere e come farlo in pochi minuti dal telefono. Cosa succede al preventivo dopo l'accettazione — varianti, SAL — lo racconta Preventivi, varianti e SAL: il flusso completo.
Conclusione
Il sopralluogo per preventivo è il primo contatto vero con un cantiere, e quasi sempre si gestisce fuori da qualsiasi sistema. Il risultato lo conosciamo: preventivi che partono tardi, domande che si ripetono, misure che vanno richieste di nuovo.
La soluzione non è un altro taccuino sul telefono. È che il sopralluogo parta da un nome, che ogni foto, misura e frase dettata finisca nel suo locale nel momento in cui nasce, e che quando esci dalla casa l'ufficio abbia già una bozza di voci con tutto il materiale accanto. Controllare e mettere i prezzi richiede un po' di tempo; partire da zero non più.
Se vuoi vederlo più nel dettaglio, la pagina Sopralluoghi per preventivo lo riassume in tre passaggi. E se preferisci provarlo al prossimo sopralluogo, Tabiquo ha 30 giorni di prova senza carta, oppure puoi prenotare una demo e te lo mostriamo con un sopralluogo di esempio.