La sezione Documenti del cantiere è dove vive tutto ciò che non è una foto di campo né un numero: permessi, contratti, planimetrie in PDF, piani di sicurezza, documentazione del lavoro dei subappaltatori. Invece di rimbalzarsi i file via email senza sapere mai qual è l'ultima versione, tutto resta nel cantiere, ordinato per categorie e accessibile dal pannello e dall'app.
Questo è il flusso di base: dove caricare, come scegliere la categoria giusta e come mantenere l'ordine man mano che il cantiere cresce.
Prima di iniziare: le categorie sono già pronte
Non devi creare nulla da zero. Ogni team parte con un set di categorie già fatte —Licenze e Permessi, Planimetrie e Design, Contratti, Misurazioni, Sicurezza e Salute, Documentazione del Lavoro, Documentazione Subappaltatori, Controllo Costi e Generale—, che sono le cartelle in cui andrai a mettere i file.
Puoi usarle così come sono. Se vuoi ritoccare nomi, colori o crearne di nuove, si fa da Categorie Documenti, nell'area impostazioni del pannello; lo spiega la guida Chi vede cosa: documenti interni e visibili al committente, perché ogni categoria porta con sé anche la sua regola di visibilità.
Passo 1 · Apri «Documenti» dentro al cantiere
Entra nel cantiere e, nel menu laterale, premi Documenti. Vedrai le categorie come schede, ognuna con il suo colore e il numero di file che contiene. È una vista a cartelle: prima scegli la categoria, e dentro trovi l'elenco dei file.
Passo 2 · Entra nella categoria giusta
Clicca sulla scheda della categoria in cui va il file —per esempio Licenze e Permessi per il permesso di costruire—. Scegliere bene la categoria fin dall'inizio è ciò che ti fa ritrovare le cose dopo: la ricerca e i filtri lavorano su di essa, e la visibilità per committente o per operaio si decide a livello di categoria.
Passo 3 · Premi «Carica file»
Già dentro alla categoria, premi «Carica file». Si apre una finestra dove puoi trascinare più file insieme o selezionarli dal computer. Accetta i formati abituali —PDF, immagini, Word, Excel, ZIP— e anche i CAD (DWG/DXF), anche se questi ultimi vengono salvati solo per il download.
Se hai aperto la finestra senza essere prima entrato in una categoria, comparirà un campo Categoria per sceglierla lì. Quando sei già dentro a una, quel campo non appare: i file finiscono direttamente nella categoria aperta.
Nella stessa finestra puoi compilare, se serve, la Data di scadenza e spuntare Richiede rinnovo —utile per assicurazioni o certificati che scadono—. Non è obbligatorio; lo tratta a fondo la guida Documenti con scadenza e i relativi avvisi.
Passo 4 · Crea sottocategorie quando una cartella si riempie
Quando una categoria accumula troppi file, dividila. Dentro a una categoria hai «Aggiungi sottocategoria»: le dai un nome, un colore e un'icona, e da lì puoi collocare i file un livello più in basso. Per esempio, dentro a Documentazione Subappaltatori, una sottocategoria per ogni impresa.
Passo 5 · Sposta e riordina senza ricaricare
Niente resta inchiodato dove l'hai messo. Se hai sbagliato cartella, seleziona uno o più file e usa «Sposta in categoria», oppure apri un file e premi «Cambia categoria». Si ricollocano senza doverli caricare di nuovo.
Passo 6 · Carica versioni nuove, non duplicare
Quando arriva la versione corretta di un documento già presente nel cantiere, non caricare un file a parte che convive con il vecchio. Apri il file esistente e usa «Nuova versione»: il documento si aggiorna, le versioni precedenti restano archiviate nella sua cronologia, e tutta la squadra vede sempre quella in vigore. Così nessuno lavora per errore con una planimetria superata.
E adesso?
Con i documenti dentro e ordinati, i passi che di solito vengono dopo sono:
- Decidere chi vede cosa: il committente, gli operai o solo l'ufficio. Lo spiega la guida Chi vede cosa: documenti interni e visibili al committente.
- Mettere le date di scadenza a ciò che scade, così Tabiquo ti avvisa in tempo: Documenti con scadenza e i relativi avvisi.
- Caricare le planimetrie —che hanno una sezione a parte con visualizzatore e cartelle per piano—: Caricare planimetrie e ordinarle per piano.