Non tutti quelli che entrano nel cantiere devono vedere le stesse carte. Il committente vuole il suo contratto e il suo permesso; non ha motivo di vedere le tue misurazioni interne né la documentazione del lavoro dei subappaltatori. L'operaio ha bisogno della planimetria e del piano di sicurezza; non del controllo costi. Tabiquo risolve questo con due leve che conviene capire bene, perché un file condiviso di troppo è difficile da togliere dalla memoria di chi l'ha già visto.
La regola di fondo è semplice: per impostazione predefinita un documento NON è visibile al committente. Si condivide apposta, non per distrazione.
L'idea: visibilità per categoria e, sopra, per file
Ci sono due livelli, e agiscono in cascata:
- La categoria stabilisce la norma generale —chi vede, per impostazione predefinita, tutto ciò che c'è dentro—.
- Ogni file può essere regolato per conto suo con una casella, per il caso concreto che esce dalla norma.
Capire questa cascata è tutto ciò che ti serve: metti la politica sulla categoria e tocchi i singoli file solo quando c'è un'eccezione.
Passo 1 · Imposta la politica sulla categoria
Le categorie si gestiscono da Categorie Documenti, nell'area impostazioni del pannello. Modificandone una, nel blocco della visibilità hai due interruttori:
- Visibile ai clienti — se lo spegni, i clienti non vedranno quella categoria né alcuno dei suoi file. Parte spento.
- Visibile agli operai — se lo spegni, gli operai senza ruolo elevato non la vedranno. Parte acceso. I capisquadra e i manager la vedono sempre, qualunque cosa tu spenga.
Così, una categoria come Controllo Costi la lasci invisibile per committente e per operaio —resta d'ufficio—, mentre Licenze e Permessi può essere visibile a entrambi.
Pensa la visibilità per cartelle, non file per file. Se prendi l'abitudine di lasciare ogni categoria con la politica giusta, il 90% dei documenti eredita ciò che gli spetta senza che tu debba decidere nulla al caricamento.
Passo 2 · Regola un singolo file quando serve
Dentro all'elenco dei file di una categoria, ogni documento ha una casella Visibile al cliente. È l'eccezione alla norma della categoria: ti serve per condividere con il committente un singolo file che vive in una cartella che, in generale, non condivide.
Spuntala solo quando vuoi davvero che quel committente veda quel documento. È la leva di precisione.
Passo 3 · Verifica prima di dare per condiviso
Prima di dire al committente che "ce l'ha già nell'app", assicurati di due cose: che la categoria in cui sta il file abbia Visibile ai clienti acceso, oppure che il file in particolare abbia la sua casella spuntata. E, naturalmente, che il committente abbia accesso al cantiere —lo si gestisce invitandolo, lo spiega la guida Creare il primo cliente—.
Un documento non arriva da solo per il fatto di essere caricato. Servono due condizioni: una via di visibilità aperta (categoria o file) e un committente con accesso al cantiere. Se manca una delle due, non lo vedrà, e di solito è la cosa giusta.
Una nota sugli operai
La leva Visibile agli operai è di categoria, non di file, e per scelta non tocca i responsabili: capisquadra e manager vedono tutto. È pensata perché l'operaio veda ciò che gli serve nell'app —planimetrie, sicurezza— senza imbattersi in contratti o costi. Se sei in dubbio, tieni d'ufficio ciò che è economico e amministrativo, e apri agli operai ciò che è tecnico e di sicurezza.
E adesso?
- Se non hai ancora i documenti dentro, parti da Caricare documenti e organizzarli per categorie.
- Per ciò che scade —assicurazioni, certificati—, configura gli avvisi in Documenti con scadenza e i relativi avvisi.
- E perché il committente possa vedere ciò che condividi, registralo con Creare il primo cliente.