Buona parte della documentazione di un cantiere ha una data di scadenza: l'assicurazione di responsabilità civile, i certificati del subappaltatore, la formazione sulla sicurezza, le visite mediche. Che una di quelle carte sia scaduta non si nota finché non serve —un'ispezione, un rapportino, un problema in cantiere— e a quel punto è già tardi.
La soluzione è non affidarsi alla memoria. Imposti a ogni documento la sua data di scadenza e Tabiquo si occupa di avvisarti prima che arrivi.
Passo 1 · Imposta la data al caricamento del documento
Quando carichi un file con «Carica file», la stessa finestra porta un campo Data di scadenza. Compilalo se il documento scade; lascialo vuoto se non scade —lo dice il suo aiuto: lasciare vuoto se il documento non scade—.
Subito sotto hai la casella Richiede rinnovo: spuntala su ciò che va rinnovato periodicamente, come un'assicurazione annuale, per distinguerlo da ciò che scade una sola volta.
Passo 2 · Aggiungi o correggi la data dopo
Se hai caricato il file senza data, non serve ricominciare. Nell'elenco dei file, ogni documento ha l'azione «Modifica scadenza»: apri la finestra, imposti o cambi la data e salvi. Vale allo stesso modo per anticipare o posticipare una scadenza cambiata.
Passo 3 · Lascia che gli avvisi lavorino per te
Con la data impostata, Tabiquo sorveglia il calendario per te. Una settimana prima della scadenza genera un avviso automatico e, se il documento arriva a scadere, un altro il giorno dopo per dirti che è scaduto.
Gli avvisi si vedono sulla Dashboard del pannello, nel riquadro Avvisi. Accanto, Documenti in Scadenza raccoglie ciò che è già scaduto e ciò che scade questa settimana. Per ora questi avvisi restano nel pannello —non arrivano via email—, quindi prendi l'abitudine di darci un'occhiata quando entri.
Pensalo come un controllo che si fa da solo. Il giorno in cui imposti la data smetti di tenere il conto tu: quando starà per scadere, il pannello te lo ricorda con una settimana di margine per rinnovarlo.
Passo 4 · Trova a colpo d'occhio ciò che scade
Nell'elenco dei documenti puoi filtrare per stato di scadenza —validi, senza data, in scadenza, scaduti— per una revisione rapida prima di un'ispezione o alla chiusura del mese. Ogni file mostra il suo stato, quindi individuare ciò che è Scaduto o In scadenza è questione di un attimo.
E adesso?
- Se non hai ancora la documentazione dentro, parti da Caricare documenti e organizzarli per categorie.
- Per decidere chi vede ogni documento —assicurazioni e documenti del lavoro sono di solito d'ufficio—, guarda Chi vede cosa: documenti interni e visibili al committente.
Tabiquo