Buona parte della documentazione di un cantiere ha una data di scadenza: l'assicurazione di responsabilità civile, i certificati del subappaltatore, la formazione sulla sicurezza, le visite mediche. Che una di quelle carte sia scaduta non si nota finché non serve —un'ispezione, un rapportino, un problema in cantiere— e a quel punto è già tardi.
La soluzione è non affidarsi alla memoria. Imposti a ogni documento la sua data di scadenza e Tabiquo si occupa di avvisarti prima che arrivi.
Passo 1 · Imposta la data al caricamento del documento
Quando carichi un file con «Carica file», la stessa finestra porta un campo Data di scadenza. Compilalo se il documento scade; lascialo vuoto se non scade —lo dice il suo aiuto: lasciare vuoto se il documento non scade—.
Subito sotto hai la casella Richiede rinnovo: spuntala su ciò che va rinnovato periodicamente, come un'assicurazione annuale, per distinguerlo da ciò che scade una sola volta.
Passo 2 · Aggiungi o correggi la data dopo
Se hai caricato il file senza data, non serve ricominciare. Nell'elenco dei file, ogni documento ha l'azione «Modifica scadenza»: apri la finestra, imposti o cambi la data e salvi. Vale allo stesso modo per anticipare o posticipare una scadenza cambiata.
Passo 3 · Lascia che gli avvisi lavorino per te
Con la data impostata, Tabiquo sorveglia il calendario per te. Man mano che la scadenza si avvicina, genera avvisi automatici in tre momenti: 30 giorni, 7 giorni e il giorno stesso della scadenza. Non devi controllare nulla: l'avviso ti arriva da solo.
I documenti in scadenza compaiono inoltre in evidenza sulla Dashboard del pannello, e i responsabili ricevono una notifica via email. Così l'avviso non dipende dal fatto che qualcuno vada a guardare.
Pensalo come un controllo che si fa da solo. Il giorno in cui imposti la data, ti dimentichi del documento con tranquillità: se un giorno starà per scadere, Tabiquo te lo ricorda con margine per rinnovarlo.
Passo 4 · Trova a colpo d'occhio ciò che scade
Nell'elenco dei documenti puoi filtrare per stato di scadenza —validi, senza data, in scadenza, scaduti— per una revisione rapida prima di un'ispezione o alla chiusura del mese. Ogni file mostra il suo stato, quindi individuare ciò che è Scaduto o In scadenza è questione di un attimo.
E adesso?
- Se non hai ancora la documentazione dentro, parti da Caricare documenti e organizzarli per categorie.
- Per decidere chi vede ogni documento —assicurazioni e documenti del lavoro sono di solito d'ufficio—, guarda Chi vede cosa: documenti interni e visibili al committente.