Buena parte de la documentación de una obra tiene fecha de caducidad: el seguro de responsabilidad civil, los certificados de la subcontrata, la formación en prevención, los reconocimientos médicos. Que uno de esos papeles esté vencido no se nota hasta que hace falta —una inspección, un parte, un problema en obra—, y entonces ya es tarde.
La solución es no confiar en la memoria. Le pones a cada documento su fecha de vencimiento y Tabiquo se encarga de avisarte antes de que llegue.
Paso 1 · Pon la fecha al subir el documento
Cuando subes un archivo con «Subir archivo», la misma ventana trae un campo Fecha de vencimiento. Rellénalo si el documento caduca; déjalo en blanco si no —su ayuda lo dice: dejar en blanco si el documento no vence—.
Justo debajo tienes la casilla Requiere renovación: márcala en lo que hay que renovar periódicamente, como un seguro anual, para distinguirlo de lo que caduca una sola vez.
Paso 2 · Añade o corrige la fecha después
Si subiste el archivo sin fecha, no hay que volver a empezar. En la lista de archivos, cada documento tiene la acción «Editar vencimiento»: abres la ventana, pones o cambias la fecha y guardas. Ahí también está la casilla de renovación, que en esta ventana se lee «Marcar si el documento debe renovarse periódicamente». Sirve igual para adelantar o retrasar un vencimiento que cambió.
Paso 3 · Deja que las alertas trabajen por ti
Con la fecha puesta, Tabiquo vigila el calendario por ti. Una semana antes del vencimiento genera una alerta automática, y si el documento llega a caducar, otra al día siguiente avisando de que ya está vencido.
Las alertas se ven en la Pantalla Principal del panel, en el bloque Alertas. Al lado, Documentos por Vencer reúne lo que ya está vencido y lo que caduca esta semana. Por ahora estos avisos se quedan en el panel —no llegan por correo—, así que acostúmbrate a echarles un vistazo al entrar.
Piénsalo como una revisión que se hace sola. El día que pones la fecha, dejas de llevar la cuenta tú: cuando esté por vencer, el panel te lo recuerda con una semana de margen para renovarlo.
Paso 4 · Encuentra de un vistazo lo que caduca
En la lista de documentos puedes filtrar por estado de vencimiento —vigentes, sin fecha, por caducar, caducados— para hacer una revisión rápida antes de una inspección o al cierre de mes. Cada archivo muestra su estado, así que localizar lo que está Caducado o Por caducar es cuestión de un momento.
Y ahora, ¿qué?
- Si aún no tienes la documentación dentro, empieza por Subir documentos y organizarlos por categorías.
- Para decidir quién ve cada documento —seguros y laboral suelen ser de oficina—, mira Quién ve qué: documentos internos y visibles para el cliente.
Tabiquo