Il Controllo Costi è la schermata che risponde alla domanda che conta davvero a metà cantiere: sto dentro il budget o sto sforando? Non è un report che monti a mano: si alimenta da solo con ciò che hai già caricato —il preventivo accettato, gli impegni, le fatture e gli incassi— e mette tutto nella stessa schermata, con lo scostamento rispetto alla baseline ben in vista.
Il punto è che confronta tre cose che di solito vivono separate: ciò che hai preventivato (la tua baseline), ciò che hai già impegnato (contratti e ordini) e ciò che è stato realmente fatturato e pagato. Lo scostamento non aspetta la fine: compare non appena firmi un impegno oltre il previsto.
Prima di iniziare: ti serve una baseline
Lo scostamento si misura contro qualcosa. Quel qualcosa è il tuo budget approvato —il preventivo accettato più le varianti approvate—, che fa da baseline. Se il cantiere non ha un preventivo accettato, il controllo funziona lo stesso, ma non avrà un termine di confronto e lo scostamento dirà poco. Quindi prima:
- Abbi un preventivo accettato (lo spiega la guida Caricare e accettare un preventivo).
- Registra gli impegni e le fatture del cantiere man mano che nascono.
Più questi dati sono aggiornati, più affidabile è ciò che vedrai qui.
Passo 1 · Apri il Controllo Costi
Dentro al cantiere, entra in «Controllo Costi». Vedrai vari blocchi; non serve leggerli tutti insieme, ma conviene sapere cosa ti dice ciascuno.
Passo 2 · Leggi la riga che conta
In alto trovi i grandi numeri del cantiere, e si leggono da sinistra a destra come il ciclo del denaro:
- «Budget Approvato» / «Costo base approvato» — la tua baseline, quanto il cantiere dovrebbe costare.
- «Impegnato» — ciò che hai già contrattualizzato con gli impegni, con fattura o senza.
- «Fatturato» — ciò che i fornitori ti hanno già fatturato.
- «Pagato» — ciò che è realmente uscito di cassa.
Lo «Scostamento» (o «Differenza») è il numero che tieni d'occhio: di quanto il costo reale o impegnato si allontana dalla baseline. In verde sei sotto; quando schizza, sai che bisogna agire —rinegoziare, frenare un capitolo— mentre puoi ancora, non quando il cantiere è finito.
Lo scostamento schizza con l'impegnato, non solo con il pagato. Per questo registrare gli impegni per tempo (la guida Impegni: subappalti e ordini prima della fattura) è ciò che fa avvisare questa schermata presto anziché tardi.
Passo 3 · Scendi nel dettaglio per capitolo e subappaltatore
Uno scostamento globale non ti dice dove sta la falla. Per questo hai «Costi per Capitolo» e «Costi per Subappaltatore»: lo stesso denaro ripartito secondo la fase che hai messo su ogni impegno e fattura. Qui vedi se il sovracosto è l'idraulica, la struttura o un fornitore preciso —e con quello puoi già prendere una decisione.
Passo 4 · Guarda avanti: la previsione pagamenti
Il controllo non guarda solo lo speso, ma anche ciò che è da pagare. In «Previsione Pagamenti» e nel «Flusso di Cassa Mensile» vedi come si distribuisce il denaro sui mesi rimanenti, con due origini:
- «Programmato» — pagamenti con data di scadenza, secondo le condizioni di pagamento dell'impegno.
- «Stimato» — impegni senza scadenzario; l'importo residuo si distribuisce tra i mesi rimanenti.
Da qui l'insistenza nel compilare le condizioni di pagamento degli impegni grandi: più le tieni precise, meno "stimato" e più "programmato", e più affidabile è la previsione di cassa.
E adesso?
- Se lo scostamento non torna, quasi sempre è perché manca di caricare qualcosa: controlla che ci siano tutti gli impegni e tutte le fatture.
- Chiudi il cerchio registrando i pagamenti di ogni fattura, così il «Pagato» e il flusso di cassa sono reali.
Ognuno ha la sua guida in questa stessa sezione.