Controllo costi: scostamento rispetto alla baseline

Il Controllo Costi è la schermata che risponde alla domanda che conta davvero a metà cantiere: sto dentro il budget o sto sforando? Non è un report che monti a mano: si alimenta da solo con ciò che hai già caricato —il preventivo accettato, gli impegni, le fatture e gli incassi— e mette tutto nella stessa schermata, con lo scostamento rispetto alla baseline ben in vista.

Il punto è che confronta tre cose che di solito vivono separate: ciò che hai preventivato (la tua baseline), ciò che hai già impegnato (contratti e ordini) e ciò che è stato realmente fatturato e pagato. Lo scostamento non aspetta la fine: compare non appena firmi un impegno oltre il previsto.

Prima di iniziare: ti serve una baseline

Lo scostamento si misura contro qualcosa. Quel qualcosa è il tuo budget approvato —il preventivo accettato più le varianti approvate—, che fa da baseline. Se il cantiere non ha un preventivo accettato, il controllo funziona lo stesso, ma non avrà un termine di confronto e lo scostamento dirà poco. Quindi prima:

• Abbi un preventivo accettato (lo spiega la guida Caricare e accettare un preventivo).
• Registra gli impegni e le fatture del cantiere man mano che nascono.

Più questi dati sono aggiornati, più affidabile è ciò che vedrai qui.

Passo 1 · Apri il Controllo Costi

Dentro al cantiere, entra in «Controllo Costi». Vedrai vari blocchi; non serve leggerli tutti insieme, ma conviene sapere cosa ti dice ciascuno.

Passo 2 · Leggi la riga che conta

In alto trovi i grandi numeri del cantiere, tutti senza IVA così si possono confrontare tra loro, e si leggono da sinistra a destra come il ciclo del denaro:

• «Budget Approvato» / «Costo base approvato» — la tua baseline, quanto il cantiere dovrebbe costare.
• «Impegnato» — ciò che hai già contrattualizzato con gli impegni, con fattura o senza.
• «Fatturato» — ciò che i fornitori ti hanno già fatturato.
• «Manodopera interna» — le ore timbrate dalla tua squadra in questo cantiere, per la tariffa di costo di ciascuno (lo spiega la guida Tariffe per operaio: il costo della manodopera in ogni cantiere). Sotto trovi le ore; se qualcuno timbra senza tariffa, ti dice quante ore restano da costare.
• «Pagato» — ciò che è realmente uscito di cassa.
• «Margine» — quello che hai guadagnato meno quello che ti è costato: le fatture dei fornitori e la manodopera interna. Il guadagnato è il certificato se il cantiere ha già SAL approvati, altrimenti il fatturato al committente; la riga sotto il margine ti dice quale sta usando. In rosso vuol dire che hai speso più di quanto hai guadagnato: è ora di certificare o fatturare.

Lo «Scostamento» è il numero che tieni d'occhio: di quanto si allontana dalla baseline il peggiore di due importi, l'impegnato o il reale. In verde sei sotto; in rosso hai sforato, e lo vedi il giorno in cui firmi un contratto sopra il budget, non quando arriva la sua fattura. Un capitolo su cui non c'è ancora niente di contrattato né fatturato mostra una lineetta (—). Quando qualcosa schizza, sai che bisogna agire —rinegoziare, frenare un capitolo— mentre puoi ancora, non quando il cantiere è finito.

Lo scostamento schizza con l'impegnato, non solo con il pagato. Per questo registrare gli impegni per tempo (la guida Impegni: subappalti e ordini prima della fattura) è ciò che fa avvisare questa schermata presto anziché tardi.

Passo 3 · Scendi nel dettaglio per capitolo e subappaltatore

Uno scostamento globale non ti dice dove sta la falla. Per questo hai «Costi per Capitolo» e «Subappalti»: lo stesso denaro ripartito secondo la fase che hai messo su ogni impegno e fattura. Qui vedi se il sovracosto è l'idraulica, la struttura o un fornitore preciso —e con quello puoi già prendere una decisione.

La manodopera interna compare in fondo alla tabella come una riga in più, senza un budget suo —il prezzo delle voci la contiene già—, così il TOTALE torna con il margine.

Accanto, la scheda «Impegni» scende nel dettaglio contratto per contratto: quanto ti è già stato fatturato di ciascuno e quanto resta da fatturare. È lì che verifichi se un subappalto ha già consumato tutto il pattuito.

Passo 4 · Guarda avanti: la previsione pagamenti

Il controllo non guarda solo lo speso, ma anche ciò che è da pagare. In «Previsione Pagamenti» e nel «Flusso di cassa mensile (IVA inclusa)» —qui sì con l'IVA, perché è il denaro che entra ed esce dalla banca— vedi come si distribuisce il denaro sui mesi rimanenti, con due origini:

• «Programmato» — pagamenti con una data di scadenza fissata nell'impegno.
• «Stimato» — impegni senza scadenzario; quanto resta da fatturare si distribuisce tra i mesi rimanenti.

Gli impegni che registri dal cantiere non hanno uno scadenzario, quindi è normale vedere quasi tutto come «Stimato». Prendilo come un'indicazione del ritmo di cassa, non come un calendario chiuso.

E adesso?

• Se lo scostamento non torna, quasi sempre è perché manca di caricare qualcosa: controlla che ci siano tutti gli impegni e tutte le fatture.
• Chiudi il cerchio registrando i pagamenti di ogni fattura, così il «Pagato» e il flusso di cassa sono reali.

Ognuno ha la sua guida in questa stessa sezione.