El Control de Coste es la pantalla que responde a la pregunta que de verdad importa a mitad de obra: ¿voy dentro de presupuesto o me estoy pasando? No es un informe que montas a mano: se alimenta solo de lo que ya tienes cargado —el presupuesto aceptado, las contrataciones, las facturas y los cobros— y lo pone todo en la misma pantalla, con el desvío frente a la línea base bien a la vista.
La clave es que compara tres cosas que normalmente viven separadas: lo que presupuestaste (tu línea base), lo que ya has comprometido (contratos y pedidos) y lo que realmente se ha facturado y pagado. El desvío no espera al final: aparece en cuanto firmas una contratación por encima de lo previsto.
Antes de empezar: necesitas una línea base
El desvío se mide contra algo. Ese algo es tu presupuesto aprobado —el presupuesto aceptado más los extras aprobados—, que hace de línea base. Si la obra no tiene un presupuesto aceptado, el control funciona igual, pero no tendrá contra qué comparar y el desvío no dirá gran cosa. Así que primero:
- Ten un presupuesto aceptado (lo cuenta la guía Cargar y aceptar un presupuesto).
- Registra las contrataciones y las facturas de la obra según vayan surgiendo.
Cuanto más al día estén esos datos, más fiable es lo que verás aquí.
Paso 1 · Abre el Control de Coste
Dentro de la obra, entra en «Control de Coste». Verás varios bloques; no hace falta leerlos todos a la vez, pero conviene saber qué te dice cada uno.
Paso 2 · Lee la fila que importa
Arriba tienes los grandes números de la obra, todos sin IVA para que se puedan comparar entre sí, y se leen de izquierda a derecha como el ciclo del dinero:
- «Presupuesto Aprobado» / «Coste base aprobado» — tu línea base, lo que la obra debería costar.
- «Comprometido» — lo que ya has contratado (tus contrataciones), tenga factura o no.
- «Facturado» — lo que los proveedores ya te han facturado.
- «Mano de obra propia» — las horas fichadas por tu equipo en esta obra, por la tarifa de coste de cada uno (lo cuenta la guía Tarifas por trabajador: el coste de la mano de obra en cada obra). Debajo verás las horas; si alguien ficha sin tarifa, te avisa de cuántas horas faltan por costear.
- «Pagado» — lo que realmente ha salido de caja.
- «Margen» — lo que llevas ganado menos lo que te ha costado: las facturas de proveedores y la mano de obra propia. Lo ganado es lo certificado si la obra ya tiene certificaciones aprobadas, y lo facturado al cliente si no; el texto bajo el margen te dice cuál está usando. En rojo quiere decir que llevas más gastado que ganado: toca certificar o facturar.
La «Desviación» es el número que vigilas: cuánto se separa de la línea base lo peor de dos cifras, lo comprometido o lo real. En verde vas por debajo; en rojo, te has pasado, y lo ves el día que firmas un contrato por encima del presupuesto, no cuando llega su factura. Un capítulo en el que todavía no hay nada contratado ni facturado sale con una raya (—). Cuando algo se dispara, sabes que hay que actuar —renegociar, frenar un capítulo— mientras aún puedes, no cuando la obra ya terminó.
El desvío se dispara con lo comprometido, no solo con lo pagado. Por eso registrar las contrataciones a tiempo (la guía Contrataciones: subcontratos y pedidos antes de la factura) es lo que hace que esta pantalla avise pronto en vez de tarde.
Paso 3 · Baja al detalle por capítulo y subcontratista
Un desvío global no te dice dónde está la fuga. Para eso tienes «Costes por Capítulo» y «Subcontratas»: el mismo dinero repartido según la fase que pusiste en cada contratación y factura. Aquí ves si el sobrecoste es la fontanería, la estructura o un proveedor concreto —y con eso ya puedes tomar una decisión.
La mano de obra propia aparece al final de la tabla como una fila más, sin presupuesto propio —el precio de las partidas ya la lleva dentro—, para que el TOTAL cuadre con el margen.
Junto a ellas, la pestaña «Contrataciones» baja al detalle contrato a contrato: cuánto llevas facturado de cada uno y cuánto te queda por facturar. Es donde compruebas si un subcontrato ya se ha comido todo lo pactado.
Paso 4 · Mira hacia adelante: la previsión de pagos
El control no solo mira lo gastado, también lo que está por pagar. En «Previsión de Pagos» y el «Flujo de caja mensual (con IVA)» —aquí sí con IVA, porque es el dinero que entra y sale del banco— ves cómo se reparte el dinero por los meses que quedan, con dos orígenes:
- «Programado» — pagos con una fecha de vencimiento fijada en la contratación.
- «Estimado» — contrataciones sin calendario de pagos; lo que queda por facturar se reparte entre los meses restantes.
Las contrataciones que registras desde la obra no llevan calendario de pagos, así que lo normal es que veas casi todo como «Estimado». Tómalo como una orientación del ritmo de caja, no como un calendario cerrado.
Y ahora, ¿qué?
- Si el desvío no cuadra, casi siempre es porque falta cargar algo: revisa que estén todas las contrataciones y todas las facturas.
- Cierra el círculo registrando los pagos de cada factura, para que el «Pagado» y el flujo de caja sean reales.
Cada uno tiene su guía en esta misma sección.
