Quando firmi un subappalto da 40.000 € o mandi un ordine di materiale, quel denaro è già speso —anche se la fattura arriverà settimane dopo—. Un impegno di spesa è esattamente questo: un costo che hai contrattualizzato e che non è ancora stato fatturato. Registrarlo è ciò che separa un controllo costi che ti avvisa per tempo da uno che se ne accorge quando hai già sforato il budget.
Senza impegni, il cantiere "sa" solo del denaro già pagato, e sembra sempre andare meglio di come va. Con essi vedi l'impegnato accanto al fatturato e all'in sospeso, e lo scostamento compare il giorno in cui firmi, non il giorno in cui paghi.
Prima di iniziare
Gli impegni vivono nel modulo di finanza del cantiere. Se non vedi «Spese del Cantiere» nel menu laterale del cantiere, attivalo nei moduli del team (lo spiega la guida Attivare e disattivare i moduli). E tieni a portata la terza parte —il subappaltatore o fornitore— come scheda; se non esiste ancora, creala prima.
Passo 1 · Apri Spese del Cantiere → Impegni
Dentro al cantiere, entra in «Spese del Cantiere». Si apre con tre schede: «Impegni», «Fatture» e «Pagamenti». Gli impegni sono la prima, «Impegni». Premi «Nuovo impegno di spesa».
Passo 2 · Scegli la terza parte, il tipo e lo stato
In «Terza Parte» seleziona a chi hai affidato il lavoro o il materiale. In «Tipo» scegli di che genere di impegno si tratta, e non è cosmetico: raggruppa i costi nel controllo di cantiere.
- Subappalto — manodopera o un intero capitolo affidato a un'impresa (idraulica, struttura…).
- Ordine di acquisto — un ordine di materiale a un fornitore.
- Contratto di servizio — noleggio macchinari, uno studio, un servizio ricorrente.
- Altro — ciò che non rientra nei precedenti.
In «Stato» dici a che punto è: parte da «Bozza», ma se il contratto è già firmato mettilo subito su «Accettato» (o «Attivo» se il lavoro è già partito). Conta, e lo vediamo al passo 5.
Passo 3 · Importo impegnato e riferimento
In «Importo Impegnato» metti il totale contrattualizzato (senza IVA, come il resto del budget di costo). È il numero che il controllo costi tratta come "già speso" anche se non c'è fattura.
Usa il «Riferimento» (il numero del contratto o dell'ordine) e il «Titolo» per riconoscerlo dopo —«Subappalto idraulica 2° piano»—: è quello che vedrai nell'elenco e che ritroverai quando ci collegherai la fattura.
La finestra chiede solo l'essenziale. Se vuoi agganciare l'impegno a una fase di cantiere o inserirne la data di firma, aprilo dopo con «Modifica»: lì trovi il blocco «Date» e la classificazione.
Passo 4 · Carica il preventivo (e lascia che lo legga per te)
In «Carica preventivo (facoltativo)» puoi allegare il PDF del preventivo che ti ha passato il subappaltatore. Non è solo un file salvato: Tabiquo estrae i dati automaticamente —fornitore, importo— così non li digiti a mano. Se preferisci che sia la terza parte stessa a caricare la sua offerta senza che tu la rincorra, guarda la guida Chiedere un preventivo a un terzo tramite link.
Passo 5 · Salva e capisci lo stato
Al salvataggio, l'impegno resta nello stato che hai scelto e percorre il suo ciclo: «Bozza», «Inviato», «Accettato», «Attivo», e «Chiuso» quando è tutto fatturato (o «Annullato» se salta). Lo stato non è solo un'etichetta: nel Controllo Costi entrano come impegnati solo gli impegni «Accettato» o «Attivo». Una bozza o un'offerta inviata non sono ancora soldi spesi. Il mese in cui contano è quello della «Data di firma», se l'hai inserita da «Modifica», altrimenti il giorno in cui l'hai registrato.
Da qui, man mano che arrivano le fatture di quel fornitore, le registri e restano collegate all'impegno: vedrai quanto dell'impegnato è già fatturato e quanto resta in sospeso.
E adesso?
Con gli impegni registrati, il passo naturale è:
- Registrare una fattura e i suoi pagamenti, collegandola all'impegno che le corrisponde.
- Chiedere un preventivo a un terzo tramite link, se stai ancora chiudendo il prezzo.
- Aprire il Controllo costi per vedere lo scostamento rispetto alla baseline.
Ognuno ha la sua guida in questa stessa sezione.
Tabiquo
