La timbratura della tua squadra non ha un unico modo di funzionare: la configuri tu. Serve condividere la posizione al timbrare? Una foto di entrata? E chi si dimentica di timbrare l'uscita e va a casa? Sono tutti interruttori, e questa guida spiega i tre più usati e quando conviene ciascuno.
Le impostazioni vivono su due livelli. Quelle del team sono il valore predefinito per tutti i tuoi cantieri; ogni cantiere può sovrascriverle se serve qualcosa di diverso. Parti dal livello del team e scendi a quello del cantiere solo quando un cantiere specifico lo richiede.
Prima di iniziare: dove si toccano
- Valori predefiniti del team: da Impostazioni, scheda Rilevazione Presenze.
- Impostazioni di un cantiere specifico: dentro il cantiere, Impostazioni del Cantiere, scheda Controllo Orario.
Gli interruttori di GPS, foto e chiusura automatica sono nella sezione «Requisiti Timbratura».
Passo 1 · Richiedere la posizione GPS
Attiva «Richiedi posizione GPS» perché i lavoratori condividano la loro posizione quando timbrano. È ciò che dà senso a tutto il controllo del perimetro: senza posizione non c'è niente da confrontare con il cantiere, e le anomalie di «fuori sede» non possono scattare.
Accanto hai «Ruoli esenti da GPS»: i ruoli che segni lì non dovranno condividere la posizione. È per il personale d'ufficio, un tecnico che non mette piede in cantiere, qualcuno il cui GPS non aggiunge nulla.
Richiedere il GPS serve a poco se il cantiere non ha un punto sulla mappa. È l'altra faccia della medaglia, e lo spiega la guida Posizionare il cantiere sulla mappa e regolare il raggio. Lì c'è anche «Applica il Perimetro», l'interruttore che decide se una timbratura fuori dal raggio viene segnalata o bloccata.
Passo 2 · Chiedere la foto di entrata e di uscita
«Richiedi foto entrata» e «Richiedi foto uscita» obbligano il lavoratore a scattare una foto al timbrare. Sono due interruttori separati apposta: molti chiedono quella di entrata —conferma chi e dove inizia— e lasciano quella di uscita facoltativa.
Nella stessa sezione c'è «Richiedi descrizione del lavoro all'uscita», se oltre al rapporto delle ore vuoi una frase su cosa si è fatto quel giorno.
Passo 3 · Chiusura automatica dei dimenticati
Il caso classico: qualcuno timbra l'entrata la mattina e va a casa senza timbrare l'uscita. Senza rete di sicurezza, quella giornata resterebbe aperta per sempre. «Timbratura uscita automatica dopo (ore)» chiude da sola qualsiasi giornata aperta da più del tempo che indichi. Lascia vuoto per disattivarla.
Non è un'ora inventata a caso: la timbratura viene segnata con «Uscita registrata automaticamente» così sai che quell'ora l'ha messa il sistema, non il lavoratore. Comparirà nella revisione delle anomalie insieme a «Uscita non registrata», perché un responsabile confermi l'ora reale se serve. Scegli un numero generoso —più lungo della giornata più lunga possibile— così scatta solo con dimenticanze vere.
La chiusura automatica è una di tre reti contro le giornate aperte. Le altre due: bloccando il Giornale dei Lavori del giorno si chiude l'uscita di chiunque sia ancora attivo, e un capocantiere o manager può chiudere a mano la timbratura di un altro dal pannello, mettendo l'ora corretta (con un motivo, se l'uscita è di un giorno precedente).
Un passo legale da non saltare
Se attivi GPS o foto, stai raccogliendo dati personali, e la legge chiede di informare ogni lavoratore per iscritto. In fondo alle impostazioni del team, la sezione «Informativa ai lavoratori (GDPR)» genera quel documento a partire da ciò che hai appena configurato: premi «Scarica informativa GDPR», consegnala firmata a ogni persona e conservala. È un minuto e ti mette al riparo.
E adesso?
- Posizionare il cantiere sulla mappa e regolare il raggio — perché il GPS abbia qualcosa con cui confrontarsi.
- Validare le timbrature dal pannello e Controllare le anomalie: fuori cantiere, giornate lunghe, senza foto — il lavoro quotidiano che queste impostazioni alimentano.