Una fattura fornitore ha due vite nel cantiere: prima è una spesa che devi e poi, man mano che la paghi, un pagamento fatto. Tabiquo segue entrambe. Carichi il PDF —e lasci che l'OCR ti risparmi la digitazione—, la colleghi all'impegno che le corrisponde, e poi registri i pagamenti fino a saldarla. Il controllo costi si aggiorna a ogni passo.
Questa guida copre soprattutto le fatture fornitore (spesa), quelle che carichi e paghi. Le fatture al cliente hanno la loro logica di incasso, spiegata a parte.
Prima di iniziare
Le fatture vivono in «Finanza» dentro al cantiere, nella scheda «Fatture». Se hai registrato l'impegno da cui nasce quella fattura (il subappalto, l'ordine), tienilo a portata: collegarla lì è ciò che chiude il cerchio tra l'impegnato e il fatturato.
Passo 1 · Carica la fattura
Nella scheda «Fatture» hai due modi per inserirla:
- «Caricamento Rapido» → «Carica Fattura»: solo il PDF. È la via rapida quando ne stai processando parecchie; puoi aggiungere i dettagli in seguito.
- «Nuovo Documento»: il modulo completo, se preferisci compilarlo tutto in una volta.
In entrambi, allegando il file Tabiquo estrae i dati automaticamente —lo dice l'aiuto stesso: «PDF o immagine. I dati verranno estratti automaticamente»—. Controlla sempre ciò che ha letto: l'OCR azzecca quasi sempre, ma un importo o una data letti male sporcano il controllo costi.
Passo 2 · Di chi è la fattura?
In «Di chi è questa fattura?» scegli il tipo, e non è un dettaglio da poco perché decide se conta come spesa o come ricavo:
- Fattura Fornitore (spesa) — quella che ti manda un subappaltatore o fornitore. È l'abituale qui.
- Fattura Cliente (ricavo) — quella che emetti tu. Attenzione: Tabiquo non emette fatture fiscali; ciò che registri è una fattura già emessa con il tuo gestionale, caricando il suo PDF per poterla incassare e riconciliare.
Completa il «N. Fattura», l'«Importo Totale», la «Data Fattura» e la terza parte. Se la fattura corrisponde a un impegno, collegala nel campo «Impegno di spesa».
Passo 3 · Capisci lo stato
Una volta registrata, la fattura ha uno stato che si muove da solo man mano che la paghi: «Registrato», «Approvato», «Parzialmente pagato», «Pagato» (e «Annullato» se la elimini). Non devi toccarlo a mano: i pagamenti che registri al passo successivo lo spingono.
Passo 4 · Registra i pagamenti
Le fatture fornitore in attesa di pagamento compaiono come «Debiti». Sulla fattura, premi «Registra Pagamento» e compila:
- «Data di pagamento».
- «Importo» — puoi pagare il totale o solo una parte. Tabiquo ti mostra il «Saldo residuo» e non ti lascia registrare più di quanto resta.
- «Metodo di Pagamento» — «Bonifico», «Contanti», «Assegno», «Carta» o «Altro».
- Un «Riferimento» e delle «Note» se ti servono per riconciliare dopo.
Se paghi a rate, registra ogni pagamento quando lo fai: la fattura passerà a «Parzialmente pagato» e, con l'ultimo, a «Pagato». Ogni pagamento resta applicato a quella fattura e visibile nella scheda «Pagamenti» del cantiere.
Un solo pagamento copre più fatture dello stesso fornitore? Registralo su ciascuna fattura per la sua parte, così il saldo di ognuna resta corretto. È un minuto in più ora che evita di quadrare a mano il mese prossimo.
E adesso?
- Apri il Controllo costi per vedere come questa fattura muove il fatturato e il pagato rispetto all'impegnato.
- Se non ce l'hai ancora, registra l'impegno di spesa da cui nasce la fattura, così il cerchio impegnato → fatturato → pagato è completo.
Ognuno ha la sua guida in questa stessa sezione.