Una fattura fornitore ha due vite nel cantiere: prima è una spesa che devi e poi, man mano che la paghi, un pagamento fatto. Tabiquo segue entrambe. Carichi il PDF —e, se nasce da un impegno, lasci che l'OCR ti risparmi la digitazione—, la colleghi all'impegno che le corrisponde, e poi registri i pagamenti fino a saldarla. Il controllo costi raccoglie tutto appena lo apri.
Questa guida copre soprattutto le fatture fornitore (spesa), quelle che carichi e paghi. Le fatture al cliente hanno la loro logica di incasso, spiegata nella guida Fatture al cliente: la proforma e la fattura già emessa.
Prima di iniziare
Le fatture vivono in «Spese del Cantiere» dentro al cantiere, nella scheda «Fatture». Se hai registrato l'impegno da cui nasce quella fattura (il subappalto, l'ordine), tienilo a portata: collegarla lì è ciò che chiude il cerchio tra l'impegnato e il fatturato.
Passo 1 · Carica la fattura
Nella scheda «Fatture» hai due modi per inserirla:
- «Caricamento Rapido» → «Carica Fattura»: carichi il PDF o una foto e Tabiquo legge numero, data e importo, e riconosce il fornitore se è già in anagrafica con la sua partita IVA. A te resta solo controllare e salvare. È la via rapida quando ne stai processando parecchie; puoi completare i dettagli in seguito.
- «Nuovo Documento»: il modulo completo, se preferisci compilarlo tutto in una volta. Quando alleghi il PDF lo legge anche lui, e qui compila in più la scadenza, l'imponibile e l'IVA.
Se la fattura nasce da un impegno, c'è una via migliore: nella scheda «Impegni» premi «Aggiungi Fattura» sulla riga di quell'impegno e allega il PDF. Lì Tabiquo estrae i dati automaticamente —numero, date e importi— e la collega già all'impegno. Controlla sempre ciò che ha letto: l'OCR azzecca quasi sempre, ma un importo o una data letti male sporcano il controllo costi.
Passo 2 · Controlla i dati della fattura
Se sei entrato da «Aggiungi Fattura», non c'è niente da scegliere: è una fattura fornitore ed è già collegata al suo impegno. Ripassa la sezione «Dati della fattura» compilata dall'OCR —«Numero di fattura del fornitore», «Data emissione», «Data scadenza», «Imponibile», «IVA» e «Totale»— e correggi quello che ha letto male prima di registrarla.
Se l'hai caricata con «Caricamento Rapido», prima dici di chi è in «Tipo», e non è un dettaglio da poco perché decide se conta come spesa o come ricavo:
- Fattura Fornitore (spesa) — quella che ti manda un subappaltatore o fornitore. È l'abituale qui.
- Fattura Cliente (ricavo) — quella che emetti tu. Attenzione: Tabiquo non emette fatture fiscali; ciò che registri è una fattura già emessa con il tuo gestionale, caricando il suo PDF per poterla incassare e riconciliare.
Poi controlli la terza parte, il «N. Fattura», l'«Importo Totale» e la «Data Fattura» che ha letto, e completi quello che manca. Questa via non la collega a nessun impegno; se vuoi farlo, usa «Nuovo Documento» e sceglilo nel campo «Impegno di spesa».
Passo 3 · Capisci lo stato
Una volta registrata, la fattura ha uno stato che si muove da solo man mano che la paghi: «Registrato», «Approvato», «Parzialmente pagato», «Pagato» (e «Annullato» se la elimini). Non devi toccarlo a mano: i pagamenti che registri al passo successivo lo spingono.
Passo 4 · Registra i pagamenti
Le fatture fornitore in attesa di pagamento compaiono come «Debiti». Sulla fattura, premi «Paga» e compila:
- «Data di pagamento».
- «Importo» — puoi pagare il totale o solo una parte. Tabiquo ti mostra il «Saldo residuo» e non ti lascia registrare più di quanto resta.
- «Metodo di pagamento» — «Bonifico», «Contanti», «Assegno», «Carta» o «Altro».
- Un «Riferimento», la ricevuta del pagamento se ce l'hai, e delle «Note» se ti servono per riconciliare dopo.
Se paghi a rate, registra ogni pagamento quando lo fai: la fattura passerà a «Parzialmente pagato» e, con l'ultimo, a «Pagato». Ogni pagamento resta applicato a quella fattura e visibile nella scheda «Pagamenti» del cantiere.
Un solo pagamento copre più fatture dello stesso fornitore? Registralo su ciascuna fattura per la sua parte, così il saldo di ognuna resta corretto. È un minuto in più ora che evita di quadrare a mano il mese prossimo.
Passo 5 · Far quadrare il trimestre con il commercialista
In Finanze → Documenti ci sono tutte le fatture dell'impresa, emesse e ricevute. Sopra la tabella, i filtri le restringono per emessa/ricevuta, tipo, cantiere e intervallo di date. E «Esporta CSV» scarica un file con una riga per fattura (numero, date, cliente o fornitore e partita IVA, cantiere, imponibile, IVA, ritenuta, totale, pagato e stato) per il periodo che scegli: di default, il trimestre in corso.
Il CSV si apre in Excel così com'è, con il punto e virgola come separatore e la virgola decimale. È quello che mandi al commercialista per far quadrare il trimestre, invece di dettargli le fatture una a una.
E adesso?
- Apri il Controllo costi per vedere come questa fattura muove il fatturato e il pagato rispetto all'impegnato.
- Se non ce l'hai ancora, registra l'impegno di spesa da cui nasce la fattura, così il cerchio impegnato → fatturato → pagato è completo.
Ognuno ha la sua guida in questa stessa sezione.
Tabiquo
