Una factura de proveedor tiene dos vidas en la obra: primero es un gasto que debes y después, a medida que la pagas, un pago hecho. Tabiquo sigue las dos. Subes el PDF —y deja que el OCR te ahorre teclear—, la enlazas al compromiso al que corresponde, y luego vas registrando los pagos hasta saldarla. El control de costes se actualiza en cada paso.
Esta guía cubre sobre todo las facturas de proveedor (gasto), que son las que subes y pagas. Las facturas al cliente tienen su propia lógica de cobro, que se cuenta aparte.
Antes de empezar
Las facturas viven en «Finanzas» dentro de la obra, en la pestaña «Facturas». Si has registrado el compromiso del que nace esa factura (el subcontrato, el pedido), tenlo a mano: enlazarla ahí es lo que cierra el círculo entre lo comprometido y lo facturado.
Paso 1 · Sube la factura
En la pestaña «Facturas» tienes dos formas de meterla:
- «Subida Rápida» → «Subir Factura»: solo el PDF. Es la vía rápida cuando estás procesando un montón; puedes añadir los detalles después.
- «Nuevo Documento»: el formulario completo, si prefieres rellenarlo todo de una vez.
En cualquiera de los dos, al adjuntar el archivo Tabiquo extrae los datos automáticamente —los del helper lo dicen: «PDF o imagen. Los datos se extraerán automáticamente»—. Revisa siempre lo que ha leído: el OCR acierta casi siempre, pero un importe o una fecha mal leídos ensucian el control de costes.
Paso 2 · ¿De quién es la factura?
En «¿De quién es esta factura?» eliges el tipo, y no es un detalle menor porque decide si suma como gasto o como ingreso:
- Factura de Proveedor (gasto) — la que te manda un subcontratista o proveedor. Es la habitual aquí.
- Factura a Cliente (ingreso) — la que emites tú. Ojo: Tabiquo no emite facturas fiscales; lo que registras es una factura ya emitida en tu programa de facturación, subiendo su PDF para poder cobrarla y conciliarla.
Completa el «Nº Factura», el «Importe Total», la «Fecha Factura» y el tercero. Si la factura corresponde a un compromiso, enlázala a él en el campo «Compromiso».
Paso 3 · Entiende el estado
Una vez registrada, la factura tiene un estado que se mueve solo según la vayas pagando: «Registrado», «Aprobado», «Parcialmente pagado», «Pagado» (y «Anulado» si la das de baja). No tienes que tocarlo a mano: los pagos que registres en el siguiente paso lo empujan.
Paso 4 · Registra los pagos
Las facturas de proveedor pendientes de pago aparecen como «Pagables». En la factura, pulsa «Registrar Pago» y rellena:
- «Fecha de Pago».
- «Importe» — puedes pagar el total o solo una parte. Tabiquo te muestra el «Saldo pendiente» y no te deja registrar más de lo que queda.
- «Método de Pago» — «Transferencia», «Efectivo», «Cheque», «Tarjeta» u «Otro».
- Una «Referencia» y «Notas» si te sirven para conciliar después.
Si pagas a plazos, registra cada pago cuando lo hagas: la factura pasará a «Parcialmente pagado» y, con el último, a «Pagado». Cada pago queda aplicado a esa factura y visible en la pestaña «Pagos» de la obra.
¿Un solo pago cubre varias facturas del mismo proveedor? Regístralo contra cada factura por su parte, para que el saldo de cada una quede correcto. Es un minuto más ahora que evita cuadrar a mano el mes que viene.
Y ahora, ¿qué?
- Abre el Control de costes para ver cómo esta factura mueve lo facturado y lo pagado frente a lo comprometido.
- Si aún no lo tienes, registra el compromiso del que nace la factura, para que el círculo comprometido → facturado → pagado quede completo.
Cada uno tiene su guía en esta misma sección.