Fatture al cliente: la proforma e la fattura già emessa

Prima di tutto un chiarimento che evita malintesi: Tabiquo non emette la fattura fiscale. La fattura che ha valore davanti al fisco (la fattura elettronica che passa dal Sistema di Interscambio) continua a uscire dal tuo gestionale, quello che la compila e la trasmette come si deve. Quello che fa il cantiere è tenere la contabilità di ciò che succede dopo: cosa hai fatturato al cliente, cosa ti ha già pagato e cosa ti deve ancora.

Si fa in «Fatturazione al cliente», dentro ogni cantiere. E ha due usi da non confondere: la proforma, che serve ad anticipare un importo, e la fattura emessa, che registri con il suo PDF.

Prima di iniziare

• Il cantiere deve avere un cliente assegnato: le fatture sono intestate a lui.
• Per registrare una fattura emessa, tieni pronto il suo PDF, quello generato dal tuo gestionale.
• Perché il cliente la riceva, conviene che sia invitato nel cantiere (lo spiega la guida Invitare il committente al suo cantiere); se non lo è, la fattura resta registrata ma non gli arriva via e-mail.

Passo 1 · Apri «Fatturazione al cliente»

Entra nel cantiere e, dal menu laterale, apri «Fatturazione al cliente». La tabella mostra ogni fattura con il numero, il cliente, lo stato, se è già stata inviata, le date di emissione e di scadenza e tre importi: «Totale», «Incassato» e «In sospeso». Se una fattura ha superato la scadenza e c'è ancora qualcosa da incassare, la scadenza compare in rosso.

È il posto in cui vedi a colpo d'occhio quanto ti devono su questo cantiere: la colonna «In sospeso» lo dice fattura per fattura.

Passo 2 · «Nuova Fattura» e il tipo di documento

Premi «Nuova Fattura». La prima cosa che ti chiede è il «Tipo di documento», e da lì dipende tutto:

• «Proforma» — anticipa l'importo al cliente senza valore fiscale. È quello che mandi, per esempio, per chiedere un acconto prima di cominciare. Numero, date e importo li compili tu, e allegare un PDF è facoltativo.
• «Fattura emessa con il mio gestionale» — è la fattura vera, quella che hai già emesso fuori. La registri qui per poterla incassare e tenerla aggiornata. Il PDF è obbligatorio: senza non c'è niente da registrare.

Passo 3 · Carica il PDF e controlla cosa legge

Con la fattura emessa, carica il suo PDF in «File PDF». Tabiquo lo legge e ti compila da solo il numero di fattura, la data di emissione, la scadenza, l'importo totale e l'IVA. Un avviso ti dice «Fattura analizzata» e indica con quanta sicurezza ha letto i dati.

Dagli sempre un'occhiata. Una lettura automatica può sbagliare una cifra, e un importo letto male ti sballa poi quanto ti devono. Due dettagli da ricontrollare:

• «Importo Totale» è il totale IVA inclusa, e «IVA» è l'importo dell'IVA in euro (non l'aliquota). L'imponibile si ricava sottraendo uno dall'altro.
• «Scadenza» è preimpostata a 30 giorni se il PDF non la riporta; modificala se le tue condizioni di pagamento sono diverse.

Quando torna tutto, premi «Crea». La fattura compare in elenco come «Registrato», con tutto l'importo ancora in sospeso.

Passo 4 · «Invia» al cliente

Con il PDF allegato, nella riga compare il pulsante «Invia». Confermando («Invia fattura al cliente»), la fattura arriva al cliente via e-mail e la vede anche nella sua app, dentro il cantiere. La colonna «Inviata» si spunta e il pulsante diventa «Reinvia», nel caso più avanti ti serva rimandarla.

Se il cliente non ha ancora utenti nel cantiere, l'app ti avvisa («Nessun destinatario»): non partirà nessuna e-mail, ma la fattura sarà visibile non appena si aggiunge. Una fattura senza PDF non si può inviare; vale anche per una proforma senza allegato.

Puoi sempre scaricare il PDF dal pulsante «PDF» della riga.

Passo 5 · «Incassa»

Quando il cliente paga, premi «Incassa» sulla sua fattura. Si apre «Registra Incasso» con:

• «Data Incasso» (oggi, di default).
• «Importo», che arriva già con tutto ciò che è in sospeso. Se il cliente ti paga solo una parte, sostituiscilo con quella cifra: gli incassi parziali servono proprio a questo. Non può superare il saldo in sospeso.
• «Metodo di Pagamento»: bonifico, contanti, assegno, carta o altro.
• «Riferimento», con la causale o il numero del bonifico. Ti servirà per ritrovare l'incasso in banca.

Premi «Registra incasso». Se ha pagato una parte, la fattura passa a «Parzialmente pagato» e il resto rimane «In sospeso»; quando si completa diventa «Pagato» e il pulsante «Incassa» sparisce.

Annota l'incasso il giorno in cui entra sul conto, non quando ti torna in mente: il saldo in sospeso di ogni cantiere è affidabile solo se gli incassi sono aggiornati.

E adesso?

• Se fatturi per avanzamento, vedi come si prepara ogni stato avanzamento: la guida SAL: creare quello del mese per avanzamento.
• Per vedere quanto ti rende davvero ogni cantiere, contando anche ciò che incassi, c'è La redditività di tutti i cantieri a colpo d'occhio.
• E per registrare le fatture che ricevi dai fornitori, il percorso inverso, la guida Registrare una fattura e i suoi pagamenti (con OCR).