Antes de nada, una aclaración que te ahorra malentendidos: Tabiquo no emite la factura fiscal. La factura que tiene valor ante Hacienda (con Verifactu, en España) sigue saliendo de tu programa de facturación, el que la registra y la firma como corresponde. Lo que hace la obra es llevar el seguimiento: qué le has facturado al cliente, qué te ha pagado ya y qué te debe todavía.
Eso se hace en «Facturación al cliente», dentro de cada obra. Y tiene dos usos que conviene no mezclar: la proforma, que sirve para anticipar un importe, y la factura emitida, que registras con su PDF.
Antes de empezar
- Que la obra tenga un cliente asignado: las facturas se dirigen a él.
- Para registrar una factura emitida, ten a mano su PDF, el que te ha generado tu programa de facturación.
- Para que el cliente la reciba, conviene que esté invitado a la obra (lo cuenta la guía Invitar al cliente a su obra); si no lo está, la factura queda registrada pero no le llegará por correo.
Paso 1 · Abre «Facturación al cliente»
Entra en la obra y, en el menú lateral, abre «Facturación al cliente». La tabla muestra cada factura con su número, el cliente, el estado, si ya se envió, las fechas de emisión y vencimiento, y tres importes: «Total», «Cobrado» y «Pendiente». Si una factura ha pasado su vencimiento y aún debe algo, el vencimiento sale en rojo.
Es el sitio donde ves de un vistazo qué te deben en esta obra: la columna «Pendiente» lo dice factura por factura.
Paso 2 · «Nueva Factura» y el tipo de documento
Pulsa «Nueva Factura». Lo primero que te pide es el «Tipo de documento», y de ahí depende todo:
- «Proforma» — anticipa el importe al cliente sin valor fiscal. Es lo que mandas, por ejemplo, para pedir un adelanto antes de empezar. Rellenas tú el número, las fechas y el importe, y adjuntar un PDF es opcional.
- «Factura emitida en mi programa de facturación» — es la factura de verdad, la que ya has emitido fuera. La registras aquí para poder cobrarla y llevarla al día. El PDF es obligatorio: sin él no hay nada que registrar.
Paso 3 · Sube el PDF y revisa lo que lee
Con la factura emitida, sube su PDF en «Archivo PDF». Tabiquo lo lee y te rellena solo el número de factura, la fecha de emisión, el vencimiento, el importe total y el IVA. Un aviso te dice «Factura analizada» e indica con qué confianza ha leído los datos.
Échales siempre un ojo. Una lectura automática puede equivocarse en una cifra, y un importe mal leído descuadra luego lo que te deben. Dos detalles para repasar:
- «Importe Total» es el total con IVA incluido, y «IVA» es el importe del IVA en euros (no el porcentaje). La base se calcula restando uno del otro.
- «Vencimiento» viene puesto a 30 días si el PDF no lo trae; ajústalo si tu condición de pago es otra.
Cuando todo cuadre, pulsa «Crear». La factura aparece en la lista como «Registrado», con todo su importe pendiente.
Paso 4 · «Enviar» al cliente
Con el PDF adjunto, aparece el botón «Enviar» en la fila. Al confirmar («Enviar factura al cliente»), la factura le llega al cliente por correo y también la ve en su app, dentro de la obra. La columna «Enviada» se marca y el botón pasa a «Reenviar», por si más adelante tienes que volver a mandarla.
Si el cliente todavía no tiene usuarios en la obra, la app te avisa («Sin destinatarios»): no se enviará ningún correo, pero la factura queda visible en cuanto se una. Una factura sin PDF no se puede enviar; la proforma sin adjunto, tampoco.
Siempre puedes descargar el PDF desde el botón «PDF» de la fila.
Paso 5 · «Cobrar»
Cuando el cliente paga, pulsa «Cobrar» en su factura. Se abre «Registrar Cobro» con:
- «Fecha de Cobro» (hoy, por defecto).
- «Importe», que ya viene con todo lo pendiente. Si el cliente te paga solo una parte, cámbialo por esa cantidad: los cobros parciales están pensados para eso. No puede superar el saldo pendiente.
- «Método de Pago»: transferencia, efectivo, cheque, tarjeta u otro.
- «Referencia», con el concepto o el número de la transferencia. Es lo que te permitirá encontrar el cobro luego en el banco.
Pulsa «Registrar cobro». Si pagó una parte, la factura pasa a «Parcialmente pagado» y el resto sigue en «Pendiente»; cuando se completa, queda «Pagado» y el botón «Cobrar» desaparece.
Apunta el cobro el día que entra en tu cuenta, no cuando te acuerdes: el saldo pendiente de cada obra solo es fiable si los cobros están al día.
Y ahora, ¿qué?
- Si facturas por avance, mira cómo se prepara cada certificación de obra: la guía Certificación de obra: crear la del mes por avance.
- Para ver cuánto te deja de verdad cada obra, contando también lo que cobras, está Rentabilidad de todas tus obras de un vistazo.
- Y para registrar las facturas que recibes de proveedores, que es el camino inverso, la guía Registrar una factura y sus pagos (con OCR).
