Sopralluogo per preventivo: dettatura, misure e foto prima che esista il cantiere

Ti chiamano per fare il preventivo di una ristrutturazione e, per ora, non c'è nessun cantiere. A volte nemmeno un cliente nella tua rubrica. Ma bisogna andare a vedere, e quello che vedi lì è esattamente ciò che ti servirà per dare un prezzo: quali sono i locali, quanto misurano, cosa va fatto in ciascuno.

Il sopralluogo per preventivo è pensato per questo. Lo apri dal telefono, davanti all'immobile; lo racconti a voce, come lo racconteresti all'ufficio; e quello che detti si ordina da solo in note e locali con le loro misure. Alla fine l'ufficio riceve una bozza con le voci. E al cliente non arriva niente.

Prima di iniziare

Non ti servono né il cliente né il cantiere già creati. Quello che conviene sapere:

• Il sopralluogo apre un cantiere in trattativa, che conta nel limite di cantieri del tuo piano ma non è un cantiere in corso: finché il cliente non accetta un preventivo, non si pianifica e lui non lo vede. Se hai raggiunto il limite, l'app te lo dice prima di crearlo.
• Per dettare serve la connessione. Se non c'è segnale, il dettato resta salvato sul telefono e si trascrive da solo appena torna (nei consigli in fondo).
• Tieni attivi posizione, microfono e fotocamera.

Passo 1 · Parti da «Sopralluogo per preventivo»

Premi il «+» della Home e scegli «Sopralluogo per preventivo». Lo trovi anche nel selettore dei cantieri in alto e, se non hai ancora nessun cantiere, nella schermata iniziale stessa.

Passo 2 · Chi vai a trovare?

La finestra ti chiede «Chi vai a trovare?»:

• Se è un cliente nuovo, scrivi il suo nome.
• Se ce l'hai già, sceglilo dall'elenco «Clienti».
• Se hai già un sopralluogo aperto con lui, compare sotto «Trattative aperte» (con il numero del sopralluogo), e la scegli per proseguire con lo stesso cliente invece di creare un altro cantiere.

Guarda la riga in basso: «Uso la tua posizione attuale». L'indirizzo dell'immobile lo prende il telefono al posto tuo, perciò conviene iniziare il sopralluogo mentre sei lì. Se manca la posizione, te lo dice («Senza posizione: l'indirizzo si aggiunge dopo») e lo inserisci più tardi.

Premi «Inizia».

Si apre la schermata del sopralluogo. Prima di cominciare, com'è fatta:

• In alto, i locali: «Generale», quelli che crei man mano, «Aggiungi locale» e «Vedi tutti». Quello che tocchi resta selezionato e tutto ciò che fai finisce lì: te lo ricorda la riga «Si salva in:».
• In basso, la barra di acquisizione: «Foto», «Detta» e «Video», che salvano nel locale selezionato.
• Ogni scheda di locale ha poi i suoi pulsanti: «Aggiungi misure», «Aggiungi nota» e «Aggiungi dalla galleria», così non devi prima selezionarlo in alto.

Passo 3 · «Detta»: locale per locale, con le misure

In basso c'è la barra di acquisizione con tre pulsanti: «Foto», «Detta» e «Video». Premi «Detta» e racconta come lo racconteresti a chi dovrà fare il preventivo: un locale dopo l'altro, con le sue misure e cosa va fatto. Per esempio: «la cucina è 3,20 per 2,80, da rifare il pavimento e cambiare i mobili; il bagno, due per uno e sessanta, togliere la vasca e mettere un piatto doccia…».

Quando hai finito, premi «Ferma».

Di' le misure con chiarezza e con il locale davanti («cucina, 3,20 per 2,80»): l'app assegna ogni misura al locale di cui parli. Non serve dettare come se leggessi un elenco, ma ogni volta di' di quale locale stai parlando.

Passo 4 · Cosa fa l'app con la tua voce

In pochi secondi l'app trascrive e ordina:

• Il generale (cosa vuole il cliente, tempi, accessi…) va nelle note generali.
• Ogni locale che hai nominato viene creato da solo, con le sue misure e ciò che va fatto.

Un avviso ti dice dove ha distribuito il dettato («Dettato salvato» e i locali in cui è finito). Il testo completo resta comunque nelle note generali, quindi non perdi nulla di quello che hai detto.

Controlla il risultato. L'app può interpretare male una misura o saltare un locale. Lo sistemi a mano: entra nel locale e tocca «Aggiungi misure» (larghezza, lunghezza e altezza; larghezza × lunghezza danno i m²), oppure usa «Aggiungi locale» se ne manca qualcuno.

Passo 5 · Le foto, nel loro locale

Le foto vanno nel locale a cui appartengono, così poi sai da dove viene ognuna. Tocca il locale (per esempio la cucina): sotto la barra vedrai «Si salva in:» con il suo nome. Tutto ciò che fai da lì in poi finisce in quel locale.

• «Foto» scatta al momento. «Video», lo stesso.
• «Aggiungi dalla galleria» carica foto che hai già scattato.

Se una foto è finita nel locale sbagliato, tienila premuta e scegli «Sposta in…» quello giusto. Se non è di nessun locale in particolare, lasciala in «Generale».

Passo 6 · Dati del cliente e documenti

Più in basso nel sopralluogo trovi ciò che manca per chiudere bene:

• I dati del cliente: «Aggiungi indirizzo del cantiere», «Aggiungi telefono» e «Aggiungi e-mail (per inviargli il preventivo)». L'e-mail è quella che userai quando gli manderai il preventivo, quindi questo è il momento giusto per chiederla.
• «Documenti»: l'elenco di ciò che di solito serve per un immobile e che ancora non hai. È già pronto con la planimetria catastale, la visura catastale e i titoli edilizi precedenti, ognuno «Da reperire».

Quando il cliente te ne consegna uno sul momento, tocca «Carica documento» e caricalo: passa a «Ricevuto». Se lo chiederai o lo cercherai tu, segnalo come «Chiesto al cliente» o «Lo reperisco io», per non dimenticare a chi tocca muoversi. Con «Aggiungi all'elenco» inserisci un documento che manca e non c'è (un certificato di agibilità, per esempio). Tutto ciò che carichi finisce anche nei Documenti del cantiere, in Permessi e Autorizzazioni.

Passo 7 · «Termina» e cosa viene inviato

Quando hai visto tutto, premi «Termina». Si apre «Termina il sopralluogo», con un riepilogo di ciò che hai raccolto: locali, quanti hanno note, foto e video. E, subito sotto, ciò che ancora manca: «Manca l'indirizzo», «Manca il telefono del cliente» o i documenti da reperire. Non ti impedisce di terminare, ma è l'ultimo avviso prima di chiudere.

Vedrai spuntata l'opzione «Prepara una bozza di preventivo». Se la lasci attiva, l'ufficio riceve le voci che emergono da ciò che hai dettato, da controllare e prezzare. Se preferisci solo chiudere il sopralluogo, la togli. In ogni caso al cliente non arriva nulla.

Premi «Termina sopralluogo».

Un sopralluogo terminato non si modifica più dal telefono. Se devi cambiare qualcosa dopo, lo riapri dal web: apri il sopralluogo e premi «Riapri». Controlla bene prima di terminare.

Passo 8 · La bozza per l'ufficio

Nel sopralluogo terminato compare «Bozza per l'ufficio». All'inizio vedrai «Sto preparando la bozza per l'ufficio…»: viene scritta in background e di solito è pronta in pochi secondi (qualche minuto se c'è coda). Quando è pronta, il sopralluogo indica quante voci sono state preparate («N voci preparate per l'ufficio») e l'ufficio riceve un avviso.

Sono le voci senza prezzi: la bozza ti dà l'elenco delle lavorazioni da preventivare, non l'importo. Dare i prezzi e mandare il preventivo al cliente è il passo successivo, e si fa dal web.

Sotto c'è «Genera Verbale di Cantiere». Se vuoi lasciare traccia scritta del sopralluogo, magari con il cliente presente, prepara il verbale con quello che hai raccolto, pronto da rileggere e firmare. Una volta creato, il pulsante diventa «Vedi Verbale di Cantiere».

Consigli per tutti i giorni

• Senza segnale nell'immobile. Puoi iniziare il sopralluogo e fare foto e note: l'app avvisa che il sopralluogo verrà creato appena torna il segnale. Un dettato senza connessione resta salvato sul telefono («Dettato salvato sul telefono») e si trascrive da solo dopo. Prima di terminare, aspetta che non ci siano più dettati in attesa.
• Se un dettato non si è potuto trascrivere, resta sul telefono finché non lo scarti (tieni premuto l'avviso).
• Un dettato per locale funziona meglio di uno lunghissimo. Se sbagli locale, puoi dettare di nuovo.

E adesso?

• Tornato in ufficio, completa ciò che manca con la guida Completare il sopralluogo per preventivo dall'ufficio: altre note, foto e documenti dal computer.
• Prepara il preventivo partendo dalla bozza con Creare un preventivo: capitoli e voci e mandalo al cliente con Inviare il preventivo al committente per l'accettazione. Quando lo accetta, la trattativa diventa cantiere.