Te llaman para presupuestar una reforma y, de momento, no hay obra. A veces ni siquiera hay cliente en tu lista. Pero hay que ir a verla, y lo que veas ahí es justo lo que luego necesitarás para poner precio: qué estancias son, cuánto miden, qué hay que hacer en cada una.
La visita para presupuesto está pensada para eso. La abres desde el móvil, delante de la vivienda; lo cuentas en voz alta, como se lo contarías a la oficina; y lo que dictas se ordena solo en notas y estancias con sus medidas. Al terminar, la oficina recibe un borrador con las partidas. Y al cliente no le llega nada.
Antes de empezar
No necesitas tener creados ni el cliente ni la obra. Lo que sí conviene saber:
- La visita abre una obra en preventa, que cuenta en el límite de obras de tu plan pero no es una obra en marcha: hasta que el cliente acepte un presupuesto, ni se planifica ni él la ve. Si llegas al límite, la app te avisa antes de crearla.
- Para dictar necesitas conexión. Si no tienes señal, el dictado se guarda en el móvil y se transcribe solo en cuanto vuelve (más abajo, en los consejos).
- Ten activados la ubicación, el micrófono y la cámara.
Paso 1 · Empieza con «Visita para presupuesto»
Pulsa el «+» de Inicio y elige «Visita para presupuesto». También la encuentras en el selector de obras de arriba, y, si todavía no tienes ninguna obra, en la propia pantalla de inicio.
Paso 2 · ¿A quién visitas?
La ventana te pregunta «¿A quién visitas?»:
- Si es un cliente nuevo, escribe su nombre.
- Si ya lo tienes, elígelo de la lista de «Clientes».
- Si ya tienes una visita abierta con él, aparece bajo «Preventa abierta» (con el número de visita), y la eliges para seguir con el mismo cliente en lugar de crear otra obra.
Fíjate en la línea de abajo: «Usando tu ubicación actual». La dirección de la vivienda la toma el móvil por ti, por eso conviene empezar la visita estando allí. Si no hay ubicación, te lo dice («Sin ubicación: la dirección se puede añadir después») y la pones luego.
Pulsa «Empezar».
Se abre la pantalla de la visita. Antes de nada, cómo está hecha:
- Arriba, las estancias: «General», las que vayas creando, «Añadir estancia» y «Ver todas». La que tocas queda elegida, y todo lo que hagas va a ella: lo dice la línea «Se guarda en:».
- Abajo, la barra de captura: «Foto», «Dictar» y «Vídeo», que guardan en la estancia elegida.
- Cada tarjeta de estancia tiene además sus propios botones: «Añadir medidas», «Añadir nota» y «Añadir desde la galería», para no tener que elegirla arriba primero.
Paso 3 · «Dictar»: estancia por estancia, con las medidas
Abajo tienes la barra de captura con tres botones: «Foto», «Dictar» y «Vídeo». Pulsa «Dictar» y cuéntalo como se lo contarías a quien va a hacer el presupuesto: una estancia detrás de otra, con sus medidas y lo que hay que hacer. Por ejemplo: «la cocina mide 3,20 por 2,80, hay que levantar el suelo y cambiar los muebles; el baño, dos por uno sesenta, quitar la bañera y poner un plato de ducha…».
Cuando acabes, pulsa «Detener».
Di las medidas claras y con la estancia por delante («cocina, 3,20 por 2,80»): la app asigna cada medida a la estancia de la que hablas. No hace falta que dictes ordenado como si leyeras una lista, pero sí que digas de qué estancia hablas cada vez.
Paso 4 · Lo que la app hace con tu voz
En unos segundos, la app lo transcribe y lo ordena:
- Lo general (qué quiere el cliente, plazos, accesos…) va a las notas generales.
- Cada estancia que nombraste se crea sola, con sus medidas y lo que hay que hacer en ella.
Un aviso te dice dónde ha repartido el dictado («Dictado guardado» y las estancias donde ha ido). El texto completo se guarda además en las notas generales, así que no pierdes nada de lo que dijiste.
Revisa el resultado. La app puede interpretar mal una medida o dejarse una estancia. Lo arreglas a mano: entra en la estancia y toca «Añadir medidas» (ancho, largo y alto; el ancho por el largo da los m²), o usa «Añadir estancia» si falta alguna.
Paso 5 · Fotos en su estancia
Las fotos van en la estancia a la que pertenecen, para saber luego de dónde es cada una. Toca la estancia (por ejemplo, la cocina): bajo la barra de captura verás «Se guarda en:» con su nombre. Todo lo que hagas a partir de ahí queda en ella.
- «Foto» hace la foto en el momento. «Vídeo», igual.
- «Añadir desde la galería» sube fotos que ya tengas hechas.
Si una foto se ha ido a la estancia equivocada, mantenla pulsada y elige «Mover a…» la correcta. Si no es de ninguna estancia en concreto, déjala en «General».
Paso 6 · Datos del cliente y documentos
Más abajo en la visita tienes lo que te falta para cerrar bien:
- Los datos del cliente: «Añadir dirección de la obra», «Añadir teléfono» y «Añadir e-mail (para enviarle el presupuesto)». El e-mail es el que se usará cuando le mandes el presupuesto, así que es el mejor momento de pedírselo.
- «Documentos»: la lista de lo que sueles necesitar de una vivienda y aún no tienes. Viene puesta con el plano catastral, la nota simple y las licencias de obra anteriores, cada uno «Pendiente».
Cuando el cliente te da uno en el momento, toca «Subir documento» y súbelo: pasa a «Recibido». Si lo vas a pedir o a buscar tú, márcalo como «Pedido al cliente» o «Lo busco yo», para no olvidar quién tiene la pelota. Con «Añadir a la lista» sumas un documento que falte y no esté (una cédula de habitabilidad, por ejemplo). Todo lo que subas se guarda además en los Documentos de la obra, en Licencias y Permisos.
Paso 7 · «Terminar» y qué se manda
Cuando has visto todo, pulsa «Terminar». Se abre «Terminar la visita», con un resumen de lo que llevas: estancias, cuántas tienen notas, fotos y vídeos. Y, justo debajo, lo que todavía falta: «Falta la dirección», «Falta el teléfono del cliente» o los documentos pendientes. No te impide terminar, pero es el último aviso antes de cerrar.
Verás marcada la opción «Preparar borrador de presupuesto». Si la dejas activa, la oficina recibe las partidas que salen de lo que dictaste, para revisarlas y ponerles precio. Si prefieres solo cerrar la visita, la desmarcas. En cualquier caso, al cliente no se le envía nada.
Pulsa «Terminar visita».
Una visita terminada ya no se edita desde el móvil. Si necesitas cambiar algo después, se reabre desde la web: abre la visita y pulsa «Reabrir». Revisa bien antes de terminar.
Paso 8 · El borrador para la oficina
En la visita terminada aparece «Borrador para la oficina». Al principio verás «Preparando el borrador para la oficina…»: se escribe en segundo plano y suele estar en unos segundos (si hay mucha cola, unos minutos). Cuando está listo, la visita indica cuántas partidas se han preparado («N partidas preparadas para la oficina»), y la oficina recibe un aviso.
Son las partidas sin precios: el borrador te da la lista de trabajos a presupuestar, no el importe. Ponerle precio y mandárselo al cliente es el paso siguiente, y se hace en la web.
Debajo tienes «Generar Acta de Obra». Si quieres dejar constancia de la visita, por ejemplo con el cliente delante, prepara el acta con lo que recogiste, lista para revisarla y firmarla. Una vez creada, el botón pasa a «Ver Acta de Obra».
Consejos para el día a día
- Sin señal en la vivienda. Puedes empezar la visita y hacer fotos y notas: la app avisa de que la visita se creará en cuanto vuelva la señal. Un dictado sin conexión se queda guardado en el móvil («Dictado guardado en el móvil») y se transcribe solo después. Antes de terminar, espera a que no queden dictados pendientes.
- Si un dictado no se pudo transcribir, se queda en el móvil hasta que lo descartes (mantén pulsado el aviso).
- Un dictado por estancia funciona mejor que uno larguísimo. Si te equivocas de estancia, puedes dictar otra vez.
Y ahora, ¿qué?
- De vuelta en la oficina, completa lo que falte con la guía Completar la visita para presupuesto desde la oficina: más notas, fotos y documentos desde el ordenador.
- Prepara el presupuesto con el borrador con Crear un presupuesto: capítulos y partidas y mándaselo al cliente con Enviar el presupuesto al cliente para que lo acepte. Cuando lo acepte, la preventa se convierte en obra.
Tabiquo