Segnalare il problema è solo metà del lavoro. Ciò che rende utile una segnalazione è che la puoi portare fino in fondo e resti traccia di ogni passo: chi l'ha risolta, quando, con quale prova. In Tabiquo una segnalazione percorre sei stati —Aperta → Assegnata → In Corso → Risolta → Verificata → Chiusa— e avanzi da uno al successivo con un pulsante, dal pannello di amministrazione.
Non devi usare tutti gli stati in ogni segnalazione; una piccola può passare da Aperta a Chiusa direttamente dal menu della sua riga nell'elenco. Ma conviene sapere cosa significa ognuno.
Prima di iniziare
Sei nel pannello (web). Apri il cantiere, entra in Segnalazioni e clicca sulla segnalazione che vuoi gestire per vedere la sua scheda, con il suo numero (#N), il suo storico e i pulsanti di azione. In alto a destra trovi sempre un pulsante grande con il prossimo passo da fare e, accanto, il pulsante con i tre puntini (···) che apre le altre azioni.
Passo 1 · Assegnare un responsabile
Premi «Assegna» e scegli chi deve risolverla: un membro del tuo team o un'azienda esterna (subappaltatore). La segnalazione passa a Assegnata.
Spunta «Invia notifica email» perché all'azienda assegnata arrivi una mail con i dettagli e un link per visualizzarla. Così viene informata senza che tu debba telefonare.
Passo 2 · Il link per il subappaltatore (senza account)
Se chi risolve è un'azienda che non usa Tabiquo, non deve registrarsi. Nel menu dei tre puntini (···) usa «Copia link del subappaltatore»: con quel link l'azienda apre la segnalazione, aggiunge le foto della riparazione e la segna come risolta, senza accedere. È il modo pulito di lavorare con chi non è dentro il sistema.
L'azienda sta su WhatsApp e non legge le mail? Nella stessa finestra, «Invia su WhatsApp» apre la chat con il numero che l'azienda ha su Tabiquo e il messaggio già scritto: numero della segnalazione, cantiere e link. Se non c'è un numero salvato, WhatsApp ti fa scegliere il contatto.
Passo 3 · Avviare i lavori
Quando la riparazione parte, premi «Inizia lavoro» e la segnalazione passa a In Corso. È facoltativo, ma è ciò che distingue «assegnata ma ferma» da «si sta facendo».
Passo 4 · Risolvere con la prova
Premi «Risolvi» per segnarla come Risolta. Si apre una finestra con tre campi:
- Note di risoluzione — cosa è stato fatto, in parole tue. È quello che leggerà chi verifica, e quello che finirà nel report.
- Costo riparazione — quanto è costato sistemarlo, se lo sai. Sommato segnalazione dopo segnalazione, ti dice quanto ti costa la non qualità in cantiere.
- Addebitato al subappaltatore — attivalo se quel costo lo ribalti sull'azienda responsabile, così non te lo dimentichi quando fai i conti con lei.
Le foto del lavoro finito non stanno in questa finestra: le carichi con «Aggiungi foto», nel menu dei tre puntini (···), prima o dopo aver risolto. Quelle foto si vedono nel pannello, nel PDF e nel link del responsabile —sono la prova che il problema è stato risolto.
Passo 5 · Verificare
«Verifica» è il via libera di chi supervisiona: conferma che il lavoro è stato fatto bene e la segnalazione passa a Verificata. Separare risolta da verificata chiarisce chi ha eseguito e chi ha dato l'ok, che non sono sempre la stessa persona.
Passo 6 · Chiudere
Con la risoluzione confermata, premi «Chiudi». La segnalazione resta Chiusa ed esce dagli elenchi dei pendenti, ma non sparisce: resta consultabile, con tutto il suo storico e le sue foto, se dovesse servire più avanti.
La risoluzione non ti convince? Finché la segnalazione è Risolta o Verificata, nel menu dei tre puntini (···) hai «Riapri»: la riporta a In Corso e annulla le firme di risoluzione e verifica, e il responsabile può inviare una nuova risoluzione dal suo link. Meglio riaprire quella esistente che crearne una nuova: così tutto lo storico resta nello stesso posto. Una volta Chiusa, invece, non si riapre più: per questo conviene chiudere solo dopo aver controllato. Se il problema si ripresenta, apri una nuova segnalazione e cita il numero della precedente nella descrizione.
E adesso?
- Per mettere nero su bianco tutto il blocco di segnalazioni in un documento, vai a Scaricare il report delle segnalazioni in PDF.
- Se segnali ancora i problemi via WhatsApp, parti da Segnalare un problema con le foto e Posizionare la segnalazione sulla planimetria.
