La bolla —il DDT— è il foglio che viaggia con il materiale: dice cosa è arrivato e chi l'ha ricevuto. Su Tabiquo la registri nel suo ordine d'acquisto caricando una foto o un PDF della bolla firmata; la bolla si legge da sola —numero, data, importo e righe— e ogni riga viene collegata alla riga dell'ordine che le corrisponde. Così vedi, prima che arrivi la fattura, se è arrivato tutto quello che avevi ordinato.
È un flusso del pannello —lo fa l'ufficio quando dal cantiere arriva la foto— e con una foto leggibile si chiude in meno di un minuto.
Prima di iniziare: l'ordine dev'essere già inviato al fornitore (o confermato). In una bozza non c'è ancora niente da ricevere.
Passo 1 · Apri l'ordine e registra la bolla
Entra nell'ordine d'acquisto (da Ordini d'acquisto, oppure dagli acquisti di materiali del cantiere). Nel blocco «Documenti di Trasporto» premi «Registra DDT». Si apre una procedura in due passaggi: «Caricamento» e «Revisione».
Passo 2 · Carica la foto e segna chi l'ha ricevuta
Carica l'immagine della bolla firmata. Appena è caricata viene letta: un avviso ti dice quante righe sono state lette e con quale affidabilità (alta, media o bassa).
Già che ci sei, compila «Firmato da» con il nome di chi ha ricevuto il materiale in cantiere: se poi manca qualcosa, sai a chi chiedere.
Migliore è la foto, migliore è la lettura: piatta, ben illuminata, con la bolla intera nell'inquadratura. Se non si riesce a leggere, nessun problema: il passaggio successivo ti lascia scrivere i dati a mano.
Passo 3 · Rivedi e confronta con l'ordine
Premi «Successivo». Nella «Revisione» trovi il numero della bolla, la data e, se la bolla è valorizzata, l'importo totale (molte bolle riportano solo le quantità: in quel caso lascia l'importo vuoto).
Sotto, in «Linee della bolla», ogni riga letta arriva con la sua «Riga dell'ordine» già suggerita, con la quantità ordinata tra parentesi —per esempio Lastra in cartongesso 13 mm (30 pz)—. Il confronto è tutto qui: se la bolla dice 28 e l'ordine 30, lo vedi adesso, non quando arriva la fattura. Se un suggerimento non è quello giusto, scegli un'altra riga dal menu.
Una riga in meno non è un errore della bolla: spesso il fornitore consegna in due volte e lo scrive nelle note. Registra quello che è arrivato; la seconda bolla, quando arriva, si registra nello stesso ordine.
Passo 4 · Salva
Premi «Registra DDT». La bolla resta nell'ordine, nel blocco «Documenti di Trasporto», con numero, data, importo, chi l'ha firmata e la foto, nello stato In attesa.
Ti arriva una bolla senza un ordine dietro? Gli amministratori hanno anche l'elenco generale dei Documenti di Trasporto, dove se ne può registrare una a parte e collegarla dopo al suo ordine.
E adesso?
- Quando arriva la fattura del fornitore, nell'ordine hai quello che è stato consegnato davvero per controllarla: la guida Registrare una fattura e i suoi pagamenti (con OCR) spiega come registrarla.
Tabiquo