La bolla di consegna —il DDT— è il foglio che viaggia con il materiale: dice cosa è arrivato e chi l'ha ricevuto. Su Tabiquo la registri caricando una foto o un PDF della bolla firmata; l'OCR legge il numero, la data, l'importo e le righe al posto tuo, e tu devi solo rivedere e correggere ciò che serve prima di salvare. L'importante è l'ultimo passo: collegarla all'ordine di acquisto, perché l'ordine sappia cosa è stato consegnato di ciò che era stato chiesto.
È un flusso del pannello di amministrazione —lo fa l'ufficio quando arriva il foglio— e con una foto leggibile si risolve in meno di un minuto.
Prima di iniziare conviene avere l'ordine di acquisto a portata di mano. La bolla si può registrare da sola, ma il suo valore reale appare quando la colleghi all'ordine a cui corrisponde: allora è chiaro quale parte dell'ordine è entrata.
Passo 1 · Apri la registrazione delle bolle
Hai due strade che portano allo stesso posto:
- Nella vista globale, entra in Documenti di Trasporto e premi «Registra DDT».
- Oppure dall'ordine di acquisto stesso, nel blocco «Documenti di Trasporto», premi «Registra Nuovo Documento di Trasporto» (così il collegamento è già fatto).
Si apre una procedura in due passaggi: «Carica la bolla di consegna firmata» e «Rivedi e correggi i dati estratti».
Passo 2 · Carica la foto della bolla
In «Foto/PDF della bolla» carica l'immagine o il PDF della bolla firmata. Appena si carica, Tabiquo avvia l'Estrazione OCR e compila solo i campi che è riuscito a leggere. Non è magia perfetta: ogni dato arriva con un'etichetta di Affidabilità (Alta, media o bassa) per farti sapere di quali fidarti e quali guardare con la lente.
Migliore è la foto, migliore è l'OCR: piatta, ben illuminata e con la bolla intera nell'inquadratura. Se il riconoscimento fallisce del tutto, nessun problema —il passaggio successivo ti lascia scrivere i dati a mano.
Passo 3 · Rivedi e correggi i dati
In «Rivedi e correggi i dati estratti» ricontrolla ciò che è stato estratto: «N. Bolla», la data e, se la bolla riporta prezzi, l'«Importo totale». Molte bolle sono semplici (solo quantità, senza importi): in quel caso spunta «Bolla non valorizzata» e lascia l'importo vuoto. Annota anche in «Firmato da» il nome di chi ha ricevuto il materiale in cantiere.
Passo 4 · Confrontala con l'ordine di acquisto
Questo è il passo che dà senso a tutto. In «Ordine di acquisto (facoltativo)» scegli l'ordine a cui appartiene la bolla e premi «Collega a OdA»; una volta collegata, apparirà come «Collegato a OA». Se l'OCR ha rilevato delle righe, puoi abbinare ognuna alla sua riga dell'ordine per lasciare il confronto preciso, materiale per materiale.
Una bolla registrata nasce nello stato In attesa e passa a Fatturato quando arriva la fattura che la copre, così sai sempre cosa è stato ricevuto ma non ancora fatturato.
Collegare non è un ornamento. Una bolla da sola è un foglio in più; una bolla collegata al suo ordine rende l'ordine qualcosa di vivo: puoi vedere, di ciò che hai chiesto, quanto è già entrato e quanto resta da consegnare. E quando arriva la fattura, l'incrocio fattura–bolla–ordine torna da solo. Il minuto che costa scegliere l'ordine giusto si ripaga ampiamente nella contabilità del cantiere.
Passo 5 · Salva
Premi «Registra DDT» per chiudere. La bolla resta archiviata accanto al suo ordine di acquisto, con la foto, i dati e la firma.
E adesso?
- Quando arriva la fattura del fornitore, registrala e la bolla passerà a fatturata.
- Per il monitoraggio del trasporto fino al cantiere, consulta la guida Confermare la ricezione del materiale in cantiere.