L'ordine è già pronto in bozza. Manca ciò che chiude il cerchio: mandarlo al fornitore e far tornare la sua risposta —preventivo e fattura— attaccata all'ordine, non sparsa nella tua email. Tabiquo può includere nell'email un link dedicato perché il fornitore carichi lui stesso questi file; quando lo fa, vieni avvisato e restano archiviati nell'ordine.
Prima di iniziare
Lavora su un ordine d'acquisto in bozza (menu «Finanze» → «Ordini di Acquisto», oppure dentro il cantiere in «Richieste e Acquisti»). E tieni presente che l'invio via email richiede l'email della tua azienda configurata; senza, l'ordine viene segnato come inviato ma non parte nessuna email.
Passo 1 · Assegna il fornitore
Un ordine in bozza senza fornitore non si può inviare. Aprilo e premi «Assegna Fornitore», il pulsante in alto a destra: scegli la scheda del fornitore che servirà il materiale e conferma con «Assegna».
Non hai ancora nessun fornitore in anagrafica? Sotto il menu a tendina compare il link «Creane uno». Ti serve la sua scheda perché da lì escono l'email di contatto e i dati fiscali della futura fattura.
Passo 2 · Premi «Invia Ordine»
Con il fornitore assegnato, il pulsante in alto diventa «Invia Ordine». Premilo: si apre la finestra di invio, una schermata di preparazione, non un pulsante che spara alla cieca.
Passo 3 · Controlla le opzioni dell'invio
- «Data di consegna preferita» — quando ti serve in cantiere.
- «Invia email al fornitore» — lascia che Tabiquo mandi l'email. Se la disattivi, l'ordine viene segnato come inviato ma l'avviso lo gestisci tu (utile se l'hai già chiamato).
- «Allega PDF con lista materiali e dettagli» — aggiunge l'ordine in PDF. Se la spunti compare un'altra casella, «L'email mostrerà solo un riepilogo, i dettagli saranno nel PDF allegato»: comoda con liste lunghe.
- «Includi il link per caricare preventivo e fattura» — è questa quella che interessa: include il link di caricamento, e i file che carica restano salvati nell'ordine. È già spuntata; lasciala così.
- «Messaggio» — il testo è precompilato con il saluto, il cantiere e ciò che chiedi. Puoi modificarlo prima di inviare.
Passo 4 · Invia
Premi «Invia Ordine» in fondo alla finestra e l'ordine passa a Inviato. Il fornitore riceve l'email con l'ordine e, se hai lasciato il link, un accesso dove caricare il suo preventivo e la sua fattura senza doversi registrare. Quel link è valido 30 giorni.
Se il fornitore dice che non gli arriva o scade, non rifare l'ordine: nell'elenco degli ordini del cantiere («Richieste e Acquisti») apri il menu azioni di quella riga e premi «Reinvia Link di Caricamento».
Passo 5 · Raccogli ciò che carica il fornitore
Quando il fornitore carica i file, il tuo team riceve un avviso e li vedrai nell'ordine. Da lì l'ordine avanza tra i suoi stati: carichi o controlli il preventivo («Carica preventivo»), «Conferma Ordine» quando il fornitore accetta, e più avanti la fattura e il pagamento. Ognuno ha il suo pulsante nell'ordine a seconda del momento.
E adesso?
L'ordine è nelle mani del fornitore. Nel frattempo:
- Se volevi confrontare i prezzi prima di decidere, la guida Chiedere offerte a più fornitori e confrontarle spiega quel passo precedente.
- Il monitoraggio di consegne, bolle e pagamento continua nell'ordine stesso, con le sue guide di finanza.
Tabiquo
