El albarán es el papel que viaja con el material: dice qué llegó y quién lo recibió. En Tabiquo lo registras subiendo una foto o un PDF del albarán firmado; el OCR lee el número, la fecha, el importe y las líneas por ti, y tú solo revisas y corriges lo que haga falta antes de guardar. Lo importante es el último paso: vincularlo a la orden de compra, para que el pedido sepa qué se ha servido de lo que se pidió.
Es un flujo del panel de administración —lo hace la oficina cuando llega el papel—, y con una foto legible se resuelve en menos de un minuto.
Antes de empezar conviene tener la orden de compra a mano. El albarán se puede registrar suelto, pero su valor real aparece cuando lo enlazas a la orden a la que corresponde: entonces queda claro qué parte del pedido ha entrado.
Paso 1 · Abre el registro de albaranes
Tienes dos caminos que llevan al mismo sitio:
- En la vista global, entra en Albaranes y pulsa «Registrar Albarán».
- O desde la propia orden de compra, en el bloque «Albaranes de Entrega», pulsa «Registrar Nuevo Albarán» (así la vinculación viene ya hecha).
Se abre un asistente de dos pasos: «Subida de archivo» y «Revisión de datos».
Paso 2 · Sube la foto del albarán
En «Foto/PDF del Albarán» sube la imagen o el PDF del albarán firmado. En cuanto se carga, Tabiquo lanza la Extracción OCR y rellena solo los campos que ha sabido leer. No es magia perfecta: cada dato viene con una etiqueta de Confianza (alta, media o baja) para que sepas de cuáles fiarte y cuáles mirar con lupa.
Cuanto mejor la foto, mejor el OCR: plana, bien iluminada y con el albarán entero en el encuadre. Si el reconocimiento falla del todo, no pasa nada —el paso siguiente te deja escribir los datos a mano.
Paso 3 · Revisa y corrige los datos
En «Revisión de datos» repasa lo extraído: «Nº Albarán», la fecha y, si el albarán trae precios, el «Importe Total». Muchos albaranes son simples (solo cantidades, sin importes): en ese caso marca «Albarán sin valorar» y deja el importe vacío. Anota también en «Firmado por» el nombre de quien recibió el material en obra.
Paso 4 · Cotéjalo con la orden de compra
Este es el paso que da sentido a todo. En «Orden de Compra (opcional)» elige el pedido al que pertenece el albarán y pulsa «Vincular a OC»; una vez enlazado, aparecerá como «Vinculado a OC». Si el OCR detectó líneas, puedes emparejar cada una con su línea del pedido para dejar el cotejo fino, material a material.
Un albarán registrado nace en estado Pendiente y pasa a Facturado cuando llega la factura que lo cubre, de modo que siempre sabes qué se ha recibido pero aún no se ha facturado.
Vincular no es un adorno. Un albarán suelto es un papel más; un albarán vinculado a su orden convierte el pedido en algo vivo: puedes ver, de lo que pediste, cuánto ha entrado ya y cuánto falta por servir. Y cuando llegue la factura, el cruce factura–albarán–pedido cuadra solo. El minuto que cuesta elegir la orden correcta se paga con creces en la contabilidad de la obra.
Paso 5 · Guarda
Pulsa «Registrar Albarán» para cerrar. El albarán queda archivado junto a su orden de compra, con su foto, sus datos y su firma.
Y ahora, ¿qué?
- Cuando llegue la factura del proveedor, regístrala y el albarán pasará a facturado.
- Para el seguimiento del transporte hasta la obra, consulta la guía Confirmar la recepción del material en obra.