Il registro presenze è l'elenco di chi può mettere piede nel tuo cantiere. Ogni persona autorizzata compare con la sua impresa, la sua mansione, lo stato dei suoi documenti e un codice tessera con cui timbra l'entrata al varco. È la base del controllo accessi: senza essere in questo elenco, nessuno dovrebbe entrare.
Si apre dal menu del cantiere, in Presenze. Questa guida spiega cosa vedi in quella schermata, come le persone arrivano nell'elenco, quando un lavoratore risulta autorizzato e come generare le sue tessere QR.
Prima di iniziare: attiva il modulo
Il registro presenze è un modulo opzionale. Se non vedi Presenze nel menu del cantiere, il modulo Registro Presenze in Cantiere è spento per il tuo team; si accende dalle impostazioni del team. Lo spiega la guida Attivare e disattivare i moduli.
Cosa vedi nella schermata Presenze
La tabella elenca ogni lavoratore con queste colonne:
- Nome e Impresa — la persona e il subappaltatore a cui appartiene (o la tua stessa azienda).
- Tessera — il suo codice di accesso. Iniziano tutti con
TQ-seguito da sei caratteri; è unico all'interno del cantiere ed è ciò che sta dietro il QR. - Mansione — muratore, elettricista, capocantiere…
- Stato — In attesa, Approvato o Bloccato (ora li vediamo nel dettaglio).
- Preposto — spuntato se quella persona è designata come responsabile della sicurezza presente in cantiere.
- In cantiere — se in questo momento ha un'entrata aperta senza uscita.
Come le persone arrivano nell'elenco
Il modo abituale di riempire il registro non è a mano, ma chiedendo a ogni subappaltatore di caricare la propria squadra. Con il pulsante «Genera link per subappaltatore» crei un link che invii all'impresa; loro aggiungono i propri operai e allegano i documenti senza bisogno di un account, e tutto compare qui. Il passo passo è nella guida Far caricare al subappaltatore squadra e documenti via link.
Che lo carichi il subappaltatore non è pigrizia: così chi risponde di quei documenti è chi li possiede, e non ti ritrovi cartelle di documenti d'identità sparse nella posta.
Lo stato si calcola da solo (quasi sempre)
Qui sta la cosa che confonde di più, quindi conviene capirla bene: lo stato non lo imposti tu a mano, lo deduce Tabiquo dalla documentazione.
- In attesa — manca qualche documento obbligatorio, oppure ce n'è uno scaduto. La persona è nell'elenco ma non dovrebbe ancora entrare.
- Approvato — ha tutti i documenti obbligatori in regola. Passa ad approvato in automatico appena si completa ciò che manca.
- Bloccato — sbarrato a mano. Un blocco è appiccicoso: resta anche se i documenti sono in ordine, finché qualcuno non lo toglie.
Quali documenti sono obbligatori dipende dal paese del cantiere. Ovunque servono Formazione sicurezza, Idoneità sanitaria e Tessera di riconoscimento; sui cantieri italiani si possono aggiungere il Corso preposto e la Comunicazione di assunzione (UNILAV). Lo stato di ogni documento —Valido, In scadenza, Scaduto o Mancante— si legge in tempo reale dal file caricato, quindi una data di scadenza non resta mai vecchia: il giorno in cui un documento scade, il lavoratore torna da solo In attesa.
Le tessere QR di accesso
Ogni lavoratore ha una tessera con un codice QR. È ciò che il preposto inquadra al varco per timbrare entrate e uscite dall'app; lo spiega la guida Portineria: check-in con QR e visitatori.
- «Mostra tessera» (su ogni riga) apre il QR di quella persona a schermo, pronto da mostrare o inquadrare.
- «Stampa tessere» (in alto) genera un PDF con le tessere di tutto il cantiere da stampare e distribuire; puoi anche selezionare più righe e stampare solo quelle.
- «Rigenera tessera» crea un nuovo codice per quella persona. Usalo se perde la tessera: attenzione, le tessere già stampate di quel lavoratore smettono di funzionare appena rigeneri.
Il codice della tessera non scade e non dipende dalla documentazione. Un lavoratore In attesa ha comunque una tessera; semplicemente, inquadrandola al varco, il sistema avviserà che non è in regola.
Il preposto
Con l'azione «Designa come preposto» indichi la persona che risponde della sicurezza in cantiere. Non cambia chi può entrare; serve a sapere a colpo d'occhio chi è il responsabile presente —dato utile se arriva un'ispezione.
Estrarre un report
«Scarica report» genera un PDF con chi è in cantiere in questo momento e lo stato della documentazione di tutta la squadra. È il documento che mostri se ti chiedono di giustificare gli accessi.
E adesso?
- Far caricare al subappaltatore squadra e documenti via link — la via normale per riempire l'elenco.
- Portineria: check-in con QR e visitatori — come si timbra al varco con l'app.
- Pass in sola lettura per l'ispettore — mostrare le presenze a un'ispezione senza dargli accesso ad altro.