A mitad de año casi todo el mundo sabe cuánta facturación lleva, pero pocos saben qué obras le están dejando dinero y cuáles se lo están comiendo. La pestaña «Rentabilidad» de Finanzas responde justo a eso: todas tus obras abiertas en una tabla, con lo que han ingresado, lo que han costado y el margen que queda.
No es un informe que montes a mano ni que haya que actualizar. Se calcula cada vez que abres la pestaña, con la misma definición de margen que usa el Control de Coste de una obra, así que siempre cuenta hasta la última factura y la última hora fichada.
Antes de empezar: qué tiene que estar cargado
La tabla solo es tan buena como los datos que alimentan sus columnas. Para que el margen diga la verdad, conviene tener:
- Certificaciones o facturas al cliente en cada obra (es lo que cuenta como ingreso).
- Facturas de proveedores y subcontratas registradas.
- Una tarifa de coste por trabajador, si tu equipo ficha horas. Sin ella, esas horas no se pueden valorar (más abajo, en el paso 4, verás cómo avisa).
Y una cosa de acceso: Finanzas la ven los administradores, los gerentes (manager) y el personal de oficina (backoffice), y solo en empresas con el módulo de finanzas de obra activo.
Paso 1 · Entra en Finanzas
En el menú lateral, abre Finanzas. La primera pestaña, «Rentabilidad», es la que se abre sola. Arriba verás una línea que recuerda lo esencial: todo va sin IVA y se calcula al abrir la pestaña.
Que vaya sin IVA no es un detalle menor: el IVA no es ni tu ingreso ni tu coste, así que dejarlo fuera es lo que permite comparar una obra con otra sin que el tipo de IVA te enrede las cuentas.
Paso 2 · Una fila por obra
Cada fila es una obra, con su estado debajo del nombre. Entran todas las obras activas: las archivadas no salen, y tampoco las visitas para presupuesto que todavía están en preventa, porque aún no hay obra que medir.
Las columnas se leen de izquierda a derecha, como el camino del dinero:
- «Presupuesto» — lo que se aprobó para la obra.
- «Ingresos» — lo ganado hasta ahora. Es lo certificado si la obra ya tiene alguna certificación aprobada, y lo facturado al cliente (sin IVA) si no. Debajo de la cifra te dice cuál de las dos está usando: «certificado», «facturado», o «sin certificar ni facturar» si todavía no hay nada.
- «Facturas proveedores» — lo que te han facturado proveedores y subcontratas.
- «Mano de obra» — las horas fichadas en esa obra por tu equipo, multiplicadas por la tarifa de coste de cada trabajador. Debajo aparece el número de horas.
- «Margen» — ingresos menos facturas de proveedores menos mano de obra, en euros, y a su lado el mismo margen en porcentaje sobre los ingresos.
Verde es margen positivo; rojo, que llevas gastado más de lo que has ganado. Si una obra no tiene aún ingresos, su margen sale en gris: todavía no hay nada contra lo que medir el gasto.
Paso 3 · Interpreta los rojos
Un margen en rojo no siempre significa que la obra vaya mal. Hay dos lecturas posibles, y la tabla te ayuda a distinguirlas:
- Falta certificar o facturar. Si debajo de los ingresos pone «certificado» y la obra lleva meses abierta, quizá toque preparar la próxima certificación.
- El gasto se está yendo de las manos. Compras que se han disparado, o más horas de las previstas.
Para saber cuál es, no hace falta cruzar nada a mano. Pincha en el nombre de la obra y entras directamente en su Control de Coste, que te lo desglosa por capítulos y subcontratas. Esa pantalla la cuenta la guía Control de costes: desvío frente a la línea base.
Paso 4 · Mira las horas sin tarifa
Si alguien ha fichado horas y no tiene tarifa de coste, Tabiquo no se inventa un precio: esas horas no cuentan en la mano de obra. En su lugar te lo dice, de dos formas:
- Un aviso amarillo sobre la tabla con el total de horas fichadas sin tarifa.
- En la fila de la obra, junto a las horas: «x h sin tarifa».
Mientras salga ese aviso, el margen de esas obras es más optimista de lo real, porque falta coste. Se arregla poniendo la tarifa en Equipo: abre al trabajador y rellena «Tarifa del Trabajador», con su «Coste empresa» (salario bruto más la Seguridad Social a cargo de la empresa). Cómo hacerlo está en la guía Tarifas por trabajador: el coste de la mano de obra en cada obra.
La mano de obra se calcula con las horas fichadas, tal cual, sin descontar descansos. Si un fichaje está mal cerrado o duplicado, corrígelo en Horas Trabajadas y la tabla se actualiza en cuanto la vuelvas a abrir.
Paso 5 · El total de la empresa
Al pie de la tabla tienes la fila «Total»: la suma de todas las obras. Es la respuesta honesta a «¿cuánto me están dejando de verdad las obras abiertas?», y su porcentaje es el margen medio ponderado por ingresos, no la media simple de los porcentajes de cada fila: una obra pequeña con un 40 % no pesa lo mismo que una grande con un 10 %.
Y ahora, ¿qué?
Con la tabla ya sabes dónde mirar:
- Entra en la obra que sale en rojo y repasa su Control de Coste.
- Completa las tarifas que falten para que la mano de obra cuente entera.
- Prepara la certificación de las obras donde el ingreso va por detrás del gasto: la guía Certificación de obra: crear la del mes por avance te lleva paso a paso.
Y vuelve a abrir la pestaña cuando quieras: siempre estará al día.
