Quien fue a ver la reforma empezó la visita en el móvil, dictó lo que vio y sacó unas fotos. Pero no le dio tiempo a todo: faltan las medidas del salón, una foto que estaba en otro móvil, la licencia que el cliente manda mañana. Eso no hace falta acabarlo delante de la vivienda: se termina desde el ordenador, en la oficina.
Y si la visita se hizo sin la app, con libreta y fotos sueltas, también se mete aquí: lo cuenta el Paso 5.
La visita desde el móvil tiene su propia guía: Visita para presupuesto: dictado, medidas y fotos antes de que exista la obra. Esta es la otra mitad.
Antes de empezar
La visita la pueden completar los administradores, los gerentes (manager), la oficina (backoffice) y los jefes de obra (foreman), mientras no esté terminada: una visita que ya se dio por terminada desde el móvil se puede consultar, pero para añadirle cosas primero hay que pulsar «Reabrir».
Paso 1 · Abre la visita desde «Preventa»
En Obras, la pestaña «Preventa» reúne las visitas que todavía no son obra. Cada fila lleva el nombre del cliente; al pulsarla se abre su visita.
Detrás de cada una hay una obra en «Preventa»: la obra provisional que guarda todo lo que se recoge. Mientras esté así, no cuenta como obra en marcha (no se planifica, no genera diario ni asistencia) y el cliente no ve nada. Pasa a obra de verdad cuando el cliente acepta un presupuesto.
Si el cliente no sigue adelante, la preventa se puede descartar: se archiva, no se borra, y deja de contar en tu plan.
Paso 2 · Lo que llegó del móvil
Abajo tienes el bloque «Lo que se recogió en la visita»: las notas generales, cada estancia con sus medidas y lo que se dijo de ella, las fotos colgadas de su estancia y la lista de «Documentos» con lo que suele hacer falta pedir en una vivienda en España: el plano catastral, la nota simple y las licencias de obra anteriores, cada uno «Pendiente» hasta que llegue.
Léelo primero: así ves de un vistazo qué falta.
Paso 3 · Los botones de cada estancia: «Foto» y «Nota»
Cada estancia lleva a la derecha sus propios botones, igual que las tarjetas de la app:
- «Foto» abre la subida de fotos y vídeos con esa estancia ya puesta: subes el archivo y pulsas «Añadir». No hay que buscarla en la lista.
- «Nota» abre esa estancia sola: ancho, largo y alto, los m² y lo que se dijo de ella. Si dejas los m² vacíos y pones ancho y largo, se calculan al guardar.
La tarjeta «General», cuando hay fotos sin estancia, tiene los mismos dos botones: su «Nota» edita las notas generales de la visita.
Las medidas son lo que más tiempo ahorra luego: con el ancho y el largo de cada estancia, el presupuesto sale casi solo.
Paso 4 · Varias cosas a la vez, desde arriba
Los botones de la cabecera del bloque sirven para cuando vas a tocar más de una estancia:
- «Fotos y vídeos» sube un lote (JPG, PNG, HEIC, MP4 o MOV; hasta 20 archivos de 50 MB) y te deja elegir la «Estancia»; si no es de ninguna, déjalo en «General (sin estancia)». Si una foto acaba en la estancia equivocada, sus tres puntos permiten «Mover a» otra o quitarla de la visita.
- «Notas y estancias» abre todas las estancias a la vez, y con «Añadir estancia» sumas las que falten.
Paso 5 · «Dictar», o una visita hecha sin la app
«Dictar» te deja grabar con el micro del ordenador («Grabar») o escribir o pegar en «Lo que viste» lo que alguien trajo apuntado, de corrido y sin ordenar. Al pulsar «Revisar» te vuelve ordenado en «Notas y estancias de la visita»: lo general en las notas y cada estancia con su medida. Léelo antes de guardar, que una medida mal entendida se corrige ahí mismo, y luego «Guardar».
Si la visita se hizo sin la app, empiézala aquí: en Obras, «Visita para presupuesto». Elige el «Cliente existente» o escribe el «Nombre del cliente nuevo», pon la «Dirección» y pulsa «Empezar visita». Se abre la visita vacía, y con «Dictar» metes lo que te trajeron. Cada visita nueva abre una obra que cuenta en el límite de obras de tu plan; si llegas al límite, la app te lo dirá antes de crearla.
Paso 6 · «Documento»: tacha lo que ya te han dado
Cada vez que consigas un documento de la lista, súbelo con «Documento»:
- Sube el archivo (PDF o imagen).
- En «¿Cuál de la lista es?», elige a cuál corresponde: las licencias anteriores, el plano catastral…
- «Añadir».
Esa fila pasa de «Pendiente» a «Recibido», y el documento se guarda también en los Documentos de la obra, así que no tienes que subirlo dos veces. Si el archivo no es ninguno de la lista, déjalo en «Otro documento» y ponle un nombre.
En la lista verás también si un documento está «Pedido al cliente» o «Lo busco yo»: esos estados se marcan desde la app, y aquí los ves de un vistazo.
Paso 7 · «Completar» y a por el presupuesto
Cuando no te falta nada, pulsa «Completar» y confirma. La visita queda cerrada y el botón destacado de la página cambia a «Crear presupuesto»: ese es el siguiente paso natural, ya con las estancias y las medidas recogidas.
Completar no convierte la preventa en obra. Eso ocurre cuando el cliente acepte el presupuesto que hagas. Hasta entonces sigue como «Preventa» y no gasta nada de tu operativa.
Y ahora, ¿qué?
- Crea el presupuesto de la visita con la guía Crear un presupuesto: capítulos y partidas.
- Mándaselo al cliente para que lo acepte: Enviar el presupuesto al cliente para que lo acepte. Al aceptarlo, la preventa se convierte en obra.
- La próxima visita, empiézala en el móvil delante de la vivienda: Visita para presupuesto: dictado, medidas y fotos antes de que exista la obra.
Tabiquo