Un expediente de garantía no es una casilla que marcas: es un recorrido que va de Recibida a Cerrada pasando por la inspección, la decisión, la reparación y la firma del cliente. La buena noticia es que no tienes que recordar el orden. Cada expediente muestra su Acción requerida: Tabiquo te dice cuál es el siguiente paso y solo te enseña el botón que toca ahora.
Esta guía recorre ese camino. Damos por hecho que el expediente ya existe —lo crea la guía Registrar una reclamación de garantía— y que el módulo Garantías y Post-Entrega está activo.
Paso 1 · Iniciar la inspección
Con el expediente en Recibida, pulsa «Iniciar Inspección». Es el gesto de decir «voy a ir a verlo»: el estado pasa a En Inspección y queda constancia de que la reclamación se está atendiendo, no aparcada.
Paso 2 · Registrar la inspección
Tras la visita, pulsa «Registrar Inspección» y escribe lo que has encontrado en Notas de inspección. Este texto es la base de la decisión que viene después, así que anota si el problema está cubierto, qué lo causó y qué haría falta para arreglarlo.
Paso 3 · Tomar la decisión
Pulsa «Tomar Decisión». Aquí decides si el problema entra en garantía, y es el paso que conviene entender bien:
- El resultado —aprobada, parcial o rechazada— es un campo aparte del estado. Un expediente puede estar «En Inspección» con la decisión todavía Pendiente; son dos cosas distintas.
- El Motivo justifica la decisión y queda registrado.
- La Responsabilidad del Coste dice quién paga: Garantía (Estudio), Cliente, Contratista, Compartido o Seguro. No es un detalle menor —de ahí sale a quién se le imputa el gasto de la reparación.
Rechazar en garantía no es cerrar la puerta al cliente. Significa que ese arreglo no lo cubre la garantía; puede repararse igualmente con cargo a quien corresponda. Lo que no debes hacer es dejar la decisión en Pendiente eternamente: es lo que enfada al cliente.
Paso 4 · Programar la reparación
Con la decisión tomada, pulsa «Programar Reparación»: fija la Fecha (y la Hora, si la tienes) y asigna el contratista que hará el trabajo. El expediente pasa a Programada y ya sabes quién va, cuándo y a qué.
Paso 5 · Ejecutar
Cuando empiezan los trabajos, pulsa «Iniciar Trabajo» (estado En Progreso). Al terminar, pulsa «Marcar Completado» y rellena las Notas de reparación y los costes de mano de obra y materiales. Esas cifras alimentan el coste real de la garantía.
Paso 6 · La firma del cliente
Un expediente Completado todavía no está cerrado: falta que el cliente confirme que la reparación es correcta. Pulsa «Generar Enlace de Firma» y hazle llegar el enlace. El cliente lo abre en su móvil y firma; el estado pasa a Firmada. Ese paso lo cuenta en detalle la guía El cliente firma la garantía desde su móvil.
Paso 7 · Cerrar el expediente
Con la reparación firmada, pulsa «Cerrar». Es una acción definitiva: el expediente queda en Cerrada y ya no se reabre. Ciérralo solo cuando de verdad esté todo resuelto.
Y ahora, ¿qué?
- El cliente firma: repasa cómo confirma la reparación desde su teléfono con la guía El cliente firma la garantía desde su móvil.
- Avisos que llegan del cliente: si el problema lo reportó el propio cliente, conviértelo en expediente con la guía Convertir el aviso del cliente en garantía.